Perėjimą prie el. pasirašymo paspartino karantinas
Mažmeninės prekybos tinklas „Rimi“ vienas iš pirmųjų Lietuvoje iš didžiųjų prekybos centrų įdiegė modernius dokumentų valdymo įrankius bei kvalifikuotą el. pasirašymą. Anot „Rimi Lietuva“ teisės skyriaus vadovės ir dokumentų valdymo sistemos projekto vadovės Astos Rekštienės, skaitmenizacija yra viena iš „Rimi Baltic“ prioriteto sričių. Nors dokumentų valdymo įrankiai buvo diegiami dar iki karantino, epidemiologinė situacija ir darbas iš namų pokyčius išties paspartino.
„Pažangios dokumentų valdymo sistemos, kuri apima ne tik jau pasirašytų sutarčių laikymą ir archyvavimą, bet ir iš dalies automatizuotą sutarčių sudarymą, elektroninį vizavimą bei elektroninį pasirašymą, kūrimą pradėjome prieš pat pandemiją. Taip jau sutapo, kad karantinas dar labiau paskatino įsidiegti el. parašą, tad kartu su partneriais „Dokobit“, kurie labiausiai atitiko mūsų poreikius ir mūsų keliamus aukštus saugumo reikalavimus, sklandžiai įdiegėme kvalifikuoto el. pasirašymo funkcionalumą į „Rimi“ dokumentų valdymo sistemą visose Baltijos šalyse“, – sako A. Rekštienė.
Pasak „Dokobit“ vadovo Ginto Balčiūno, pandemijos metu dokumentų pasirašymas el. būdu tapo kaip niekad svarbus įvairaus pobūdžio verslams, tame tarpe – ir mažmeninės prekybos tinklams. Skaičiai tai tik patvirtina – per pandemiją naujai atradusių dokumentų pasirašymą el. būdu skaičius išaugo net 4 kartus.
„Kaip žinia, fizinio susitikimo galimybės pastaraisiais metais buvo itin ribotos, tačiau dokumentų pasirašymo poreikis, nepaisant to, išliko. Palyginę žmonių elgesio tendencijas Baltijos šalyse nuo karantino pradžios su tuo pačiu laikotarpiu prieš metus, pastebėjome, kad el. būdu pasirašytų dokumentų skaičius išaugo net 430 procentų. Padidėjusią paklausą sudaro tiek įmonės, kurios ir iki tol naudojosi galimybe pasirašyti dokumentus el. būdu, tiek tos, kurios nuotolinio pasirašymo įrankius atrado naujai. Jei anksčiau dokumentai el. parašais buvo pasirašomi tik su klientais, dabar juos reikia pasirašinėti nuotoliniu būdu tiek įmonės viduje, tiek su tiekėjais bei parneriais“, – pastebi G. Balčiūnas.
Popieriaus spausdinimą sumažino 63 proc.
Anot A. Rekštienės, siekiant užtikrinti sklandų perėjimą prie kvalifikuoto el. parašo, pokyčiai „Rimi“ organizacijos viduje buvo vykdomi palaipsniui, pagal agile darbo metodus: „Pirmiausiai el. pasirašymą pradėjome įgyvendinti Baltijos šalių komercijos skyriuose, kurie užtikrina prekių tiekimą ir pasirašo bene daugiausiai sutarčių su tiekėjais. Palaipsniui naujovę diegėme ir kituose organizacijos skyriuose. Tai leido priimti geriausius sprendimus, tobulinti el. pasirašymo funkcionalumą ir operatyviai įvesti reikiamus pokyčius. Tikimės, kad iki šių metų pabaigos naujovė sėkmingai bus įdiegta visuose organizacijos skyriuose tiek Lietuvoje, tiek Latvijoje ir Estijoje.“
Specialistė priduria, kad darbuotojai noriai priėmė naujovę, o el. parašai padėjo paspartinti bei palengvinti dokumentų valdymo procesus, leido sutaupyti laiko ir išteklių, reikalingų dokumentų spausdinimui.
„Mūsų darbuotojai greitai priėmė pokytį, nes suprato, kad tai išties patogu. Pasirašant dokumentus kvalifikuotu el. parašu nereikia spausdinti dokumento, rinkti fizinių parašų ir siųsti sutarčių paštu ar per kurjerius, kas iš tiesų prailgindavo sutarčių pasirašymo laiką. Tuo tarpu dabar – viskas daug paprasčiau. Pasirašyti dokumentą galima dirbant iš bet kurios vietos vos per kelias minutes. Džiaugiamės, kad ir mūsų verslo partneriai, su kuriais sudarome sutartis, noriai priėmė šį pokytį ir naudojasi el. pasirašymo funkcionalumu. Laikas ir patogumas yra pagrindiniai mūsų laimėjimai. Be to, el. pasirašymas yra tvarus sprendimas, leidžiantis sutaupyti dokumentų spausdinimui reikalingą popierių“, – teigia A. Rekštienė.
Tvarumas – viena iš prioritetinių „Rimi Baltic“ strateginių sričių, kuri nuolat tobulinama ieškant inovatyvių sprendimų. Anot prekybos tinklo socialinės atsakomybės strategijos ir vystymo vadovo Liudviko Aleliūno, įmonė kasdien dirba taikydama naujus sprendimus, kurie padėtų sumažinti neigiamą poveikį aplinkai ir taupytų gamtos resursus.
„Šie sprendimai taikomi visuose mūsų įmonės skyriuose Baltijos šalių mastu. Nuo naujovės diegimų praėjusiais metais jau pavyko pasiekti džiuginančių rezultatų. Galime pasidžiaugti, kad palyginus praėjusių metų pusmetį su šių metų tuo pačiu laikotarpiu, sumažinome popieriaus spausdinimą 63 proc. Toks sprendimas leido sutaupyti net 257 kilogramus popieriaus. Tai tik dar kartą parodo, kad net ir maži žingsneliai tvarumo link yra labai reikšmingi“, – pasiektais rezultatais džiaugiasi L. Aleliūnas.