Preliminariosios sutartys sudaromos tiksliai nežinant kada ir kokios apimties pirkimo poreikis iškils. Atsiradus poreikiui, tereikia įvykdyti atnaujintą varžymąsi ir išsirinkti geriausią sutartį pasirašiusių tiekėjų pasiūlymą. Tačiau ar tikrai tokia, iš pirmo žvilgsnio laiką ir lėšas taupanti, priemonė visuomet yra veiksminga?
Pasak „Ignitis grupės“ pirkimų vadovės Ingos Macijauskienės, norint, kad preliminarioji sutartis iš tiesų galėtų būti efektyviai pritaikoma, būtina atsižvelgti į keletą svarbių aspektų.
Pirma, reikėtų įvertinti, ar vykdant pirkimus pagal preliminariąją sutartį bus galima greitai ir paprastai patenkinti atsiradusius perkančiosios organizacijos poreikius. Kitaip tariant, įvertinti atnaujinto varžymosi procedūros paprastumą. Jei procedūra reikalaus didesnio tiekėjų indėlio, pavyzdžiui, ruošiant atnaujintus pasiūlymus, teikiant kūrybinius sprendinius, tikėtina, ji taps nepatrauklia. Perkančioji organizacija taip pat gali pajusti, jog preliminarios sutarties strategija nepasiteisina, jei po preliminarios pirkimo sutarties sudarymo sekančio atnaujinto varžymosi proceso metu reikės jai pačiai kompetentingai ir detaliai specifikuoti perkamą objektą, vertinti kompleksinius pasiūlymus, kas užtęs procesą ir pan. Tokiais atvejais reiktų rinktis kitokias pirkimo strategijas, pataria I. Macijauskienė.
Kitas svarbus iššūkis – preliminariąsias sutartis pasirašiusių tiekėjų suinteresuotumo dalyvauti atnaujinto varžymosi procese išlaikymas visą sutarties terminą. Galima situacija, kai po kurio laiko tiekėjų dalis nebedalyvaus ar atmestinai dalyvaus atnaujintuose varžymuose dėl patrauklesnių kitų šalių užsakymų, resursų stygiaus ar pasikeitusių kainų. Tuomet dings konkurencija, o kartu, galimai, ir siūlomų prekių/paslaugų kokybė. Turime suprasti, kad preliminariosios sutartys ir tiekėjui negarantuoja užsakymo gavimo, juo labiau – stabilaus užsakymų gavimo, išlaikyti ar perskirstyti resursus tiekėjui, tikintis naujo užsakymo, gali būti sunku. Dėl to sudarant preliminariąsias sutartis reikėtų iš anksto įsivertinti veiksnius, kurie mažintų šią riziką ir skatintų tiekėjus konkuruoti ir teikti pasiūlymus visą preliminariosios sutarties galiojimo laiką.
I. Macijauskienė įspėja ir dar apie keletą preliminariosiose sutartyse slypinčių „spąstų“. Pavyzdžiui, jei pirkimo objektas susijęs su nacionaliniu saugumu, atliekant atnaujintą varžymąsi kiekvieną kartą teks atlikti papildomą patikros procedūrą. Todėl to neįvertinus, rezultatas bus gautas vėliau nei buvo planuota. Dar vienas svarbus niuansas – pristatymo terminai perkant specifinę įrangą. Sudarę preliminarią sutartį, bet neturėdami konkretaus įsipareigojimo pirkti ar stabilių užsakymų, tokią įrangą tiekėjai užsakys iš gamintojo tik po to, kai laimės atnaujintą varžymąsi. Šiandienos trūkinėjančių tiekimo grandinių šviesoje gali paaiškėti, kad įrangos pristatymo terminas visiškai netenkina užsakovo, o preliminarioji sutartis nesuteikia papildomų tiekimo garantijų.
