Jurgita Navikienė. Kai buhalteris atlieka dalį vadovo darbo: ką reikia žinoti apie gero įmonės valdymo principus ir kuo vadovautis – žodiniais susitarimais ar nusistatyta tvarka?

Kartais sparčiai augančiose įmonėse, o dažniausiai – mažose, pasitaiko nesusipratimų. Tarkim, dubliuojamos ar visiškai neatliekamos tam tikros funkcijos, darbuotojai nežino, į ką kreiptis atsitikus nenumatytai situacijai, nesirūpinama darbo sąlygomis, mikroklimatu. Blogo vadovavimo pavyzdžių išties apstu. Ir tai gali tęstis metų metus, kol neįvyksta nelaimingas atsitikimas ar konfliktiškai nusiteikęs darbuotojas pamato, kad iš tokios situacijos gali uždirbti, kreipdamasis į Darbo ginčų komisiją. Tai realūs pavyzdžiai, todėl pasimokyti derėtų daugeliui įmonių ir sustyguoti procesus taip, kad nebūtų terpės susidaryti bet kokioms negatyvioms situacijoms.

Dažnas pavyzdys – kai įmonės vyriausiasis finansininkas (vyriausiasis buhalteris) jaučiasi už viską atsakingas ir imasi pernelyg didelės iniciatyvos įmonėje vykstantiems procesams sureguliuoti. Jei toks „iniciatyvos kupinas finansininkas“ tvarkytųsi savo buhalterijoje, tai būtų tikrai pagirtina. Tačiau užsimojęs vadovauti visai įmonei, ne visada tam turi reikiamos kompetencijos.

Gero įmonės valdymo principai

Įvairiuose literatūros šaltiniuose galima rasti skirtingai interpretuojamas sritis, kurias turi apimti šie principai. Svarbiausia suprasti ir pasirūpinti, kad nė vienas procesas, vykstantis įmonėje ar turintis įtakos jos veiklai, nebūtų pamirštas. Todėl apibendrintai gero įmonės valdymo principus galima būtų išdėstyti taip:

1. Sprendimų priėmimui būtina tinkamo dydžio komanda ir jos motyvavimas. Konsultacijos, pasitelkiant kitų įmonių specialistus, – pagal poreikį.
2. Ilgalaikė įmonės sėkmė: kas už ją atsakingas? Strategijos sukūrimas ir stebėsena.
3. Komandos susirinkimai: kaip dažnai juos rengti? Efektyvus laiko valdymas ir sprendimų priėmimas. Komandos edukavimas.
4. Komandos narių veiklos apmokėjimas ir premijavimas. Kokią efektyviausią darbo apmokėjimo sistemą pasirinkti?
5. Rizikos valdymas: kaip ją nustatyti? Periodinė nustatytos rizikos kontrolė.
6. Finansinė įmonės duomenų analizė: kaip dažnai ją atlikti ir kokius duomenis analizuoti?
7. Sprendimų priėmimo atsakomybės valdymui pasitelkiamas civilinės atsakomybės draudimas. Sprendimų priėmėjų kompetencija ir pakankamos informacijos būtinybė.
8. Išorinių veiksnių įtaka įmonės veiklai: „žaliasis judėjimas“, žiedinė ekonomika, nediskriminavimo principai ir t. t. Kiek įmonei tai svarbu ir kaip išlaikyti gerą reputaciją?

Gerosios praktikos pavyzdžiai

Didelėse korporacijose visame pasaulyje, o ypač biržoje kotiruojamose bendrovėse, įprasta turėti valdybą. Tačiau Lietuvoje tiek daug didelių įmonių, kurios remtųsi jau patvirtinta praktika, nėra. Todėl dažniausiai net ir didesnėse įmonėse valdybos nebūna, o strategijos kūrimo, valdymo ir priežiūros funkcijos tenka vadovui. Dar blogiau, kai vadovas nemoka ar nesugeba deleguoti funkcijų ar sutelkti personalo bendram tikslui – tuomet tokiose įmonėse vyrauja chaosas. Dažnai pastebima ir neįprastai didelė darbuotojų kaita, nes atsakingi darbuotojai negali prisiimti netinkamai paskirstytos atsakomybės.

Jei bendrovėje nėra valdybos, būtų galima tuos pačius gero įmonės valdymo principus pritaikyti ir darbuotojų kolektyvui, į įmonės valdymą įtraukiant administracijos, o tam tikrais atvejais – ir kitų ne administracijos padalinių atstovus. Bet kurioje įmonėje verta įdiegti pirmiau išvardytus principus, tik adaptuojant pagal kiekvienos įmonės specifiką.

Jeigu vyriausiasis finansininkas (vyriausiasis buhalteris) vis dar teberodo per daug iniciatyvos, derėtų jam priminti, kad tokio darbuotojo funkcija turi pasibaigti ties jo kompetencijų ir atsakomybės ribomis. Žinoma, vyriausiojo finansininko dalyvavimas valdant įmonę yra itin svarbus dėl istorinių duomenų pateikimo ir jų analizės bei prognozių.

Formalios tvarkos ir susitarimai

Yra toks teiginys :„visko aprašyti ir reglamentuoti neįmanoma“. Tai tinka ir įmonėse vykstantiems procesams. Jeigu gamybinį procesą ar kokios įrangos darbą dar galima išvardyti punktais, tai įmonių valdymo principus sudėti ir į storą knygą nepavyktų. Juk įmonė yra „gyvas organizmas“ ir nuolat atsiranda naujų klausimų, kurie nebus aprašyti praeityje. Todėl išvardyti gero valdymo principai yra tik gairės: į ką būtina atsižvelgti, ką aptarti, suplanuoti.

Kai kuriais atvejais būtina turėti rašytines tvarkas ir instrukcijas. Pavyzdžiui, darbų saugos instrukcijos turi būti rašytinės. Arba turi būti rašytinė darbo apmokėjimo sistema, kai įmonėje dirba daugiau nei 20 darbuotojų. Būtinųjų tvarkų sąrašą galima būtų tęsti. Bet šios tvarkos reglamentuoja tik tam tikras sritis. Dažniausiai valdybos, direktorių tarybos ar kito valdymo organo susirinkimai protokoluojami ir priimti sprendimai kontroliuojami vėlesniuose susirinkimuose. Taip pat gali būti sudaromas metinis susirinkimų planas ir svarstytini klausimai.

Įmonių kasdienybėje yra nemažai procesų, kurie taip ir nebuvo niekada aprašyti, bet įmonės darbuotojų kultūroje jie yra suprantami ir palaikomi. Tai gali būti susiję su darbuotojų pareigybių hierarchijos nustatymu arba jos visišku nesilaikymu. Tokiu atveju nemažą vaidmenį atlieka vadovo ar jo vadovaujančių pavaldinių charakterio savybės bei vadovavimo stilius.

Todėl netgi valdybą turinčiose bendrovėse yra normalu, kai naujas valdybos narys yra supažindinamas su bendrovės kultūra ir vykstančiais procesais per tam tikrą laikotarpį, kuris gali tęstis net iki vienų metų. Tai dar kartą įrodo, kad visko aprašyti neįmanoma ir ne visada tai yra efektyvu. Galima teigti, kad svarbiausius aspektus būtina aprašyti, tačiau visada bus tokių sričių, kurios taip ir liks darbuotojų, vadovų, akcininkų mintyse ir organizacijos palaikomoje kultūroje.

Patarimai, diegiant gero valdymo principus

Ir vis dėlto, kaip įdiegti gero įmonės valdymo pricipus, jeigu nėra valdybos? Pateikiu kelis patarimus:

1. Už įmonės valdymą turi būti atsakingas vadovas ir jis renka reikiamo dydžio komandą. Jeigu vyriausiasis finansininkas nori imtis iniciatyvos, jis turėtų veikti savo kompetencijos ribose.
2. Vyriausiasis finansininkas yra svarbus asmuo valdant įmonę dėl istorinių duomenų pateikimo, jų analizės ir prognozių sudarymo. Svarbi ir jo nuomonė, tačiau galutinį sprendimą geriau tegul priima kolegialus valdymo organas.
3. Įmonės procesai galėtų būti formalizuoti – trumpai aprašyti. Tačiau valdymo procesų kontrolei labiau pasitarnautų planas – punktai, kuriuos būtina aptarti reguliarių ir suplanuotų strateginių susirinkimų metu.