Buhalterių argumentai būna patys įvairiausi – pradedant tuo, jog niekas dabar kuro nepajamuoja ir iš karto nurašo į sąnaudas, iki atsakymų apie tai, kad Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) leido neberašyti kelionės lapų. Tik ar tikrai tai yra teisinga?

Kitas svarbus akcentas, taip pat susijęs su įmonėje naudojamais lengvaisiais automobiliais – pajamos natūra. Ar sumokami mokesčiai, jeigu darbuotojas turi galimybę tarnybiniu automobiliu naudotis ir po darbo valandų bei savaitgaliais?

Paprasti pasiūlymai, kaip tvarkyti kuro apskaitą

Įprastai įmonės apskaitos politikoje ar kitame lokaliame teisės akte turėtų būti apibrėžiama, kaip apskaitomas kuras ir tos tvarkos laikomasi. Jeigu tokio reglamentavimo nėra, vertėtų papildyti minėtus vidaus dokumentus. Pagrindinė problema dėl kuro apskaitos yra ta, kad mokesčių administratorius nėra aiškiai ir paprastai pateikęs savo nuomonės šiuo klausimu.

Tėra tik Pelno mokesčio įstatymo komentaras, kuriame teigiama: „Degalų (kuro) ir elektros bei kitos su autotransporto priemonių naudojimu susijusios sąnaudos leidžiamais atskaitymais gali būti pripažintos ir be automobilio kelionės lapų (t. y. dokumentų, kuriuose detaliai nurodyti maršrutai, kuriais automobilis važiavo).“ Dėl šio sakinio ir atsirado daugiausia interpretacijų.

Pateiksiu keletą pasiūlymų, kaip reikėtų bent minimaliai tvarkyti kuro apskaitą, kad mokesčių administratoriaus patikrinimo metu rezultatai būtų patenkinami:

• Patvirtinkite kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas. Tai nurodyta jau minėtame Pelno mokesčio įstatymo komentare;

• Kurą pajamuokite kiekvienam automobiliui, o ne bendrai visą įmonės per mėnesį įsigytą kuro kiekį. Taip pat turėkite įrodymus, kad kuras panaudotas įmonės reikmėms. Čia turbūt ir yra pati didžiausia problema.

Pagrindiniai duomenys – kelionės lape ar kuro nurašymo akte

Dažniausiai sprendimo variantai yra du: kuro sunaudojimą galima įforminti kelionės lape arba kuro nurašymo akte. Nesvarbu, kokį dokumentą naudosite, jame turi būti automobilio odometro (prietaiso, skirto nuvažiuotam atstumui matuoti) parodymai mėnesio pradžioje ir pabaigoje. Dažnas buhalteris lengvai negauna šių duomenų ir įtikinėja įmonės vadovybę bei darbuotojus, kad šie skaičiai yra būtini. Priešingu atveju, kam gi reikalingos įmonėje nustatytos kuro normos? Be odometro patvirtintų parodymų per mėnesį nuvažiuotas atstumas tėra tik sausi skaičiai.

Taigi, įrašius odometro parodymus laikotarpio pradžioje ir pabaigoje, belieka nurodyti, kas važiavo minėtu automobiliu. Dėl detalių maršrutų sprendžia pati įmonė arba reikalauja iš darbuotojų surašyti, kur kiekvieną dieną konkrečiai važiuota, nes taip užtikrinama vidaus kontrolė, arba surašo abstrakčiai, pavyzdžiui, „įmonės reikmėms per mėnesį nuvažiuotas atstumas“, arba „lankant prekybos vietas nuvažiuotas atstumas“. Tekstą, kuris kuo aiškiau atspindės, kad kuras sunaudotas būtent įmonės reikmėms, verta apsvarstyti. Taip pat reikia atsižvelgti ir į šiuos aspektus:

• Ar darbuotojui tarnybiniams reikalams būtinas automobilis? Jeigu darbas organizuojamas tik biure ir automobilio naudojimas abejotinas, bus sunku įrodyti priešingai;

• Kitos su automobiliais susijusios eksploatacinės ir būtinosios išlaidos taip pat gali būti priskirtos sąnaudoms ir leidžiamiems atskaitymams, apskaičiuojant pelno mokestį, jei įvykdėte aukščiau aprašytas procedūras – automobilio plovimas, tepalų, filtrų keitimas, būtinieji draudimai ir kiti darbai.

Buhalteriams prireikia tikslinti daug deklaracijų

Taip pat seniai diskutuojama, ar tikrai reikia apmokestinti pajamas, kai darbiniai lengvieji automobiliai naudojami ir asmeniniais tikslais. Daugiausia interpretacijų kyla tuomet, kai įmonių buhalteriai ir vadovai bando įrodyti, kad tarnybiniu automobiliu naudojamasi tik darbo reikalais, tačiau, kad būtų saugiau, automobilis laikomas prie darbuotojo namų.

Saugiausias atvejis galėtų būti, kai galima neskaičiuoti pajamų natūra – įmonė turi savo uždarą teritoriją ir joje automobiliai saugomi ne darbo metu. Visais kitais atvejais galite bet ką rašyti įsakymuose, pavyzdžiui, kad darbuotojui draudžiama naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, tačiau neturėdami įrodymų, kaip automobilis laikomas ir kad darbuotojas juo nesinaudoja savo poreikiams, būsite pažeidžiami.

Jau ne viena įmonė, sulaukusi patikrinimo, buvo priversta apmokestinti lengvųjų automobilių naudojimą kaip pajamas natūra už penkerius metus atgal. Buhalteriui tai yra didelis galvos skausmas, nes tenka patikslinti itin daug mėnesinių deklaracijų.

Kaip apibrėžti pajamas natūra

Daug yra diskutuojama dėl pajamų natūra traktavimo: ar tai yra darbo užmokesčio dalis, ar jas reikia įtraukti, apskaičiuojant vidutinį darbo užmokestį. Darbo kodeksas aiškiai nurodo, kad „darbo užmokestis privalo būti mokamas pinigais“. Todėl pajamos natūra yra svarbios tik mokesčių (gyventojų pajamų mokesčio ir valstybinio socialinio draudimo įmokų) apskaičiavimo prasme. Darbo santykių aspektu jos nėra laikomos darbo užmokesčiu, todėl ir neįtraukiamos, apskaičiuojant vidutinį darbo užmokestį.

Tik įvykdę minimalius reikalavimus dėl kuro apskaitos galime būti ramūs. Net ir užpildžius šūsnį dokumentų dėl kuro, kurį esą sunaudojo darbuotojas, nepakylantis iš savo darbo vietos, bus sunku įtikinti mokesčių administratorių dėl tokio sunaudoto kuro būtinybės. Taigi, belieka priminti – ten, kur skaidru, daug aprašinėti nereikia, tereikia įvykdyti tai, kas būtina.

Pajamos natūra dėl lengvųjų automobilių naudojimo – tik laiko klausimas. Jas teks apmokestinti, jeigu neturite įrodymų, kad tokią naudą darbuotojas gavo. Juolab, kad jau už 2021 metus teks labai aiškiai atskleisti įmonių pateikiamoje deklaracijoje apie apmokestintas pajamas natūra už lengvųjų automobilių naudojimą.