Nenumatytų aplinkybių bus visuomet, tad vidinė komunikacija yra strategiškai svarbus instrumentas padedantis užtikrinti organizacijos tvarumą ir stabilų funkcionavimą. Šiandien vidinė komunikacija gyvybiškai svarbi efektyvaus virtualių komandų darbo siekiančioms kompanijoms. Tad kokiomis vidinės komunikacijos priemonėmis tokį tikslą įmanoma pasiekti?
Virtualios komandos darbas paremtas įpročiais ir orientacija į sėkmę
Daugelyje pasaulio įmonių virtualios komandos formuojamos ne tik ištikus tokiai situacijai kaip karantinas, tačiau ji laikoma įprasta, modernia darbo forma. Nusprendusiems organizacijos veiklą vykdyti nuotoliniu būdu, bendravimą vis tiek rekomenduojama pradėti nuo gyvo virtualaus susipažinimo. Nors tokia darbo grupė dirba iš namų ar kitos jiems patogios erdvės ir fizinio kontakto pasitelkiama minimaliai, savo unikalios kultūros formavimas, ritualų, tradicijų ir netgi savo kalbos kūrimas yra svarbus ir rekomenduojamas.
Įvairūs tyrimai rodo, kad geriausiai dirba tos virtualios komandos, kurios tikslingai dalijasi informacija, jos nariai orientuoti į komandos gerovę, bendruomenė rodo iniciatyvą, dirbantys žmonės pasižymi aukšta socialine kompetencija, puikiai valdo užduotis ir laiką, dalijasi konstruktyvu grįžtamuoju ryšiu bei vieni kitiems padeda.
Virtualus darbas sudaro sąlygas vienoje komandoje dirbti žmonėms iš skirtingų šalių ar net žemynų, neretai jie veikia skirtingose laiko zonose, tad tokioms komandoms itin svarbu susitarti ir susikurti bendravimo nuotoliniu būdu taisykles. Jos geriausiai prigyja tuomet, kuomet yra ne vadovų padiktuotos, o sukurtos ir natūraliai susiformavusios iš kolegų tarpusavio bendravimo ir vienas kito poreikių bei būdo savybių pažinimo.
Nuotolinei komanda turi pasirinkti bendravimo kanalus
Sklandžiam virtualios komandos darbo užtikrinimui svarbu pasirinkti tinkamus komunikacijos kanalus. Šis aspektas itin svarbus, kadangi nuotolinių darbo grupių bendravimas paremtas tarpininko poziciją užimančiomis technologijomis. Didžiąją laiko dalį bendraujant įvairiomis programomis svarbu įsitikinti, kad pasirinkta įranga, programa ar erdvė būtų patogi ir tenkintų visų ar bent jau didžiosios dalies darbuotojų poreikius.
Vidinės komunikacijos kanalų klausimu galima rasti nemažai geriausias bendravimo formas išskiriančius tyrimus. Nors nuotolinis darbas paremtas virtualiu bendravimu ir fizinio kontakto minimizavimu, ekspertų įžvalgos rodo, kad labiausiai pasiteisinančiu bendravimo kanalu darbuotojai vis tiek laiko gyvą nuotolinį susitikimą. Antroje vietoje atsiduria telekonferencijos, toliau el. paštas ir t. t.
Siekiant tokį virtualų realiu laiku vykstantį susitikimą padaryti kuo efektyvesnį ir jame nuveikti kuo daugiau darbų, siūloma dar iki organizuojamo posėdžio visiems jame dalyvausiantiems kolegoms nusiųsti dienotvarkę iš anksto. Tokia praktika ypač būdinga didelėms, savo susirinkimus tinkamai valdančioms, protokolo bei etiketo besilaikančioms kompanijoms. Prie siunčiamos dienotvarkės siūloma pridėti ir kitus svarbius dokumentus. Tuomet į posėdį atvykę komandos nariai bus iš anksto pasiruošę ir ateis jau turėdami savo poziciją bei komentarus.
Galimybę pasisakyti privalo turėti visi
Organizuojant susitikimus svarbu palikti laiko ne tik svarbiausių temų aptarimui, tačiau ir diskusijai. Kartais taip jau atsitinka, kad savo įžvalgas pristatantis asmuo užima visą posėdžio laiką ir komanda nebeturi galimybės išsakyti savo pozicijos vienu ar kitu klausimu. Kad taip neatsitiktų, svarbu tinkamai suplanuoti susitikimo laiką.
Geriausia praktika, kuomet vienas trečdalis susirinkimo skiriama problemos ar kitų klausimų pristatymui, o dvi trečiosios diskusijai. Toks laiko paskirstymas sudarys sąlygas tiek išklausyti pranešėjo, tiek savo nuomone pasidalinti visai grupei. Susitikimo pabaigoje reikėtų nepamiršti apibendrinimo, o vėliau jo rašytinę versiją išsiųsti posėdžio dalyviams.
Nuotolinių komandų darbas yra ne tik krizinio meto sprendimas. Tokia darbo forma tampa daugelio kompanijų realybe. Kad ji pasiteisintų ir veiktų efektyviai, reikia užtikrinti sklandžią vidinę komunikaciją. Sėkmė lydės tuos, kurie ją laikys ne krizinės situacijos vienkartiniu sprendimu, o strategiškai svarbiu kompanijos tikslu.
