Tuo tarpu Lietuvoje tik 1 iš 10-ties prezentacijų yra pakenčiamos kokybės, o likusios pranešėjui pridaro daugiau žalos nei naudos. Taip teigia prezentacijų ekspertas Arturas Laskauskas, jau 6-erius metus kuriantis originalias prezentacijas didžiausių Lietuvos įmonių vadovams.
Siūlome paskaityti ištrauką iš naujausios A. Laskausko knygos „Prezentacija kitaip, arba pamirškite migdančias skaidres“ (leidykla „Šviesa“), kuri spalio 8–12 d. buvo pristatyta Frankfurto knygų mugėje.
Nuo ko pradeda prezentacijų profesionalai
Anekdotas: „Parkas miesto centre. Praeivių dėmesį patraukia du vyrai. Pirmas kasa duobes, antras eina iš paskos ir tuoj pat užkasa. Prie jų prieina žmogelis ir klausia:
– Atleiskite, ką čia darote?
– Dirbame. Įprastai būname trise. Tačiau tas, kuris sodina medžius, šią savaitę atostogauja...“
Daugybė prezentacijų autorių elgiasi panašiai kaip to anekdoto darbininkai: imasi pirmo ir trečio veiksmo, tačiau praleidžia vidurinį, svarbiausią. Jie randa informacijos ir iškart skuba įsijungti PowerPointo programą. Tačiau kurti skaidres, nesusisteminus idėjų ir informacijos, – tai tas pat kas užkasti duobę nepasodinus į ją medžio.
Stivas Džobsas buvo aukščiausios klasės pranešėjas. Jo prezentacijų tyrinėtojas Karminė Galas atkreipia dėmesį į vieną reikšmingą detalę: „S. Džobsas šlovę pelnė skaitmeniniame bitų ir baitų pasaulyje, tačiau savo istorijas jis modeliavo labai senamadiškai – naudodamas popierių ir pieštuką. Panašiai kaip visi didieji kino kūrėjai prieš imdami filmavimo kameras pradžioje parašo scenarijų, taip ir S. Džobsas prieš įsijungdamas kompiuterinę prezentacijų programą sukurdavo siužetą...“ Taip dirba profesionalas: pirmiausia tvarko ne skaidres, o idėjas ir informaciją!
Kas stipriau: 10 ar 3?
Nėra kur iškrauti? Nieko baisaus – šast ir išverčia lentas ant tos žvyro krūvos. Atvyksta asfaltuotojai – negali prieiti prie žvyro, nes pirmiausia reikia lentas į šalį perkrauti… Kitas epizodas: iš dviejų priešingų pastato galų dvi bendrovės palubėje tiesia po storiausią ventiliacijos vamzdį. Abiejų įmonių vamzdžiai turi sueiti pastato viduryje – bus sujungta, ir ramu. Bet sutapk tu man taip – abu galai prasilenkia per 6 metrus... Vamzdį tenka uždengti dekoratyvinėmis plokštėmis, nes jis neplanuotai atsiduria priešais balkoną, iš kurio pagal pradinį sumanymą svečiai turėjo grožėtis atviromis erdvėmis. Kairė ranka nežino, ką daro dešinė…
Panašiai kaip chaotiškai dirbantiems arenos statybininkams atsitinka ir kai kuriems prezentacijų „statybininkams“. Esu stebėjęs žymaus specialisto pasirodymą. Originalus mąstymas, taiklios įžvalgos, iškalbingi pavyzdžiai. Ir viena smulkmena. Pranešėjui išvykus, klausytojai susižvalgo ir ima nedrąsiai klausinėti: o ką jis visu tuo norėjo pasakyti? Kas mums iš to? Diagnozė: specialisto medžiaga neturėjo aiškios struktūros. Viskas padrika – kaip statybininkų lentos ant žvyro krūvos.
„Visiškai neišmintinga publikai prie kojų paprasčiausiai išversti nestruktūrizuotų duomenų krovinį. Klausytojai reaguos taip pat, tarsi išardytumėte laikrodį, pažertumėte jiems detales ir pasakytumėte: „Čia yra viskas, ko jums reikia, kad pasidarytumėte laikrodį.“ Galbūt gausite gerą pažymį už informacijos paieškas ir įdėtas pastangas, tačiau tai bus pigus paguodos prizas. Šitaip elgdamiesi, jūs išsiduodate, kad nenutuokiate, ką daryti su tuo, ką iškapstėte. Publika laukia struktūros.“ Šitaip dar 1969 m. rašė amerikiečių autoritetas Henris Betingeris. Greitėjant gyvenimo tempui, struktūros svarba tik padidėjo.
Prisiminkite bet kurią iš jūsų matytų geriausių prezentacijų – esu įsitikinęs, kad ji buvo aiškios logiškos struktūros, t. y. susisteminta. Sutinku, nelengva įsivesti tvarką, kai informacijos prikaupta 10 kartų daugiau, nei spėsite klausytojams pateikti per pusvalandį. Bet įmanoma. Praverčia nedidelė gudrybė: užuot prezentacijoje pateikus 10 ar daugiau padrikų potemių, jas sugrupuoti į 3 teminius blokus. Pvz., 1) „argumentai UŽ”; 2) „argumentai PRIEŠ” ; 3) „išvados ir pasiūlymas” ar pan. Štai ir įvyksta stebuklas: savo prezentacijoje jūs kalbėsite nebe apie 10, o tik apie 3 dalykus (t. y. apie argumentus UŽ, PRIEŠ ir išvadas). Įsivaizduokite du prezentacijų autorius toje pačioje konferencijoje: jei pirmas pažadės aptarti 16 punktų, o antras 3 punktus, galiu lažintis – antrojo eisite klausytis mieliau. Klausytojai nemėgsta sunkiai dirbti – nei ausimis, nei galva.
Prezentacijų profesionalai tą gerai žino, todėl visą medžiagą suskirsto į keletą teminių blokų, kurių kiekvienas aprėpia kelis smulkesnius komponentus – potemes.
Apibendrinsiu: kai duomenis susisteminate ir pateikiate logiškais teminiais blokais, klausytojams susidaro įspūdis: „Profesionalu. Viskas aiškiai sudėliota „į lentynas“.
