Daugeliui vietos veiklos grupių (VVG), įgyvendinančių savo plėtros strategijas, neretai kyla klausimų, susijusių su viešaisiais pirkimais. Siekiant išvengti pirkimo procedūrose pasitaikančių klaidų Nacionalinė mokėjimo agentūra prie Žemės ūkio ministerijos (NMA) rengia seminarus, kurių metu vietos projektų vykdytojai supažindinami su viešųjų pirkimų aktualijomis.
Viešųjų pirkimų įstatymas itin aktualus paramos gavėjams, priskirtiems perkančiosioms organizacijoms – valstybės ar savivaldybės valdymo institucijoms, įvairiems juridiniams asmenims, vietos veiklos grupėms ir kt.
Pakoreguota mažos vertės pirkimo sąvoka
Perkančiosioms organizacijoms, vykdančioms mažos vertės bei supaprastintus pirkimus, pirmiausia siūloma atkreipti dėmesį į 2011 m. sausio 6 d. įsigaliojusius Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimus ir papildymus.
Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimu pakoreguotas mažos vertės viešųjų pirkimų sąvokos
apibrėžimas.
Nuo šiol perkančioji organizacija mažos vertės pirkimus gali vykdyti ne tik tuomet, kai perkamų prekių ar paslaugų vertė neviršija 100 tūkst. Lt be PVM, o darbų – 500 tūkst. Lt be PVM, tačiau ir tuo atveju, jeigu perkamos panašios prekės, paslaugos ar darbai dėl to paties objekto yra suskirstyti į atskiras dalis, kurių kiekvienai numatoma sudaryti atskirą pirkimo sutartį.
Svarbi sąlyga - bendra šių sutarčių vertė turi būti ne didesnė kaip 10 procentų prekių, paslaugų supaprastintų pirkimų to paties tipo sutarčių vertės ir mažesnė kaip 100 tūkstančių Lt be PVM, o perkant darbus – ne didesnė kaip 1,5 procento to paties objekto supaprastinto pirkimo vertės ir mažesnė kaip 500 tūkst. litų be PVM.
Mažėja administracinė našta
Dar vienas svarbus Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimas susijęs su suinteresuotų kandidatų ir suinteresuotų dalyvių informavimu apie pirkimo procedūrų rezultatus.
Tais atvejais, kai supaprastinto pirkimo sutarties vertė neviršija 10 tūkst. litų (be PVM), perkančiosios organizacijos nebeprivalo raštu informuoti suinteresuotų kandidatų ir suinteresuotų dalyvių apie priimtą sprendimą sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį arba sprendimą dėl leidimo dalyvauti dinaminėje pirkimo sistemoje.
Siekiant sumažinti perkančiosioms organizacijoms tenkančią administracinę naštą, Viešųjų pirkimų įstatymas nuo šiol nustato, kad Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas dėl sutarties sąlygų keitimo nereikalaujamas, kai atlikus supaprastintą pirkimą sudarytos sutarties vertė yra mažesnė kaip 10 000 Lt (be PVM).
Taip pat atkreiptinas dėmesys, kad vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 40 straipsniu, perkančioji organizacija nustačiusi, kad dalyvio pateiktame pasiūlyme nurodyta neįprastai maža pasiūlymo kaina, visais atvejais privalo kreiptis į dalyvį su prašymu ją pagrįsti, o dalyviui šio reikalavimo neįvykdžius – perkančioji organizacija privalo pasiūlymą atmesti.
Įpareigojimas parengti viešųjų pirkimų taisykles
NMA specialistai pastebėjo, kad perkančiosios organizacijos, neišskiriant vietos veiklos grupių, vykdančios viešuosius pirkimus, daro panašias klaidas, todėl siūlo patarimus, kaip jų išvengti ateityje.
Bene daugiausia problemų kyla dėl supaprastintų viešųjų pirkimų taisyklių nebuvimo.
Remiantis Viešųjų pirkimų įstatymu, perkančioji organizacija supaprastintus pirkimus turi atlikti pagal jos pačios parengtas supaprastintų pirkimų taisykles, kurias ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo patvirtinimo turi paskelbti Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (CVP IS) ir savo tinklalapyje (jei toks yra). Tokiu būdu sudaromos galimybės su šiomis taisyklėmis susipažinti ir tiekėjams.
Metinių planų skelbimas
Dar vienas svarbus reikalavimas perkančiajai organizacijai – ne vėliau kaip iki kovo 15 dienos parengti ir patvirtinti einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų planus.
Jei planus tenka tikslinti, apie tai nedelsiant būtina paskelbti CVP IS ir organizacijos interneto tinklalapyje. Planuose nurodomi perkančiosios organizacijos pavadinimas, adresas, kontaktiniai duomenys, pirkimo objekto pavadinimas ir kodas, numatomas kiekis ar apimtis (jeigu įmanoma). Būtina nurodyti numatomą pirkimo pradžią, pirkimo būdą ir ketinamos sudaryti pirkimo sutarties trukmę, taip pat didelės apimties ir svarbos pirkimų techninių specifikacijų projektus.
Šiuose interneto puslapiuose reikia paskelbti ir konkrečiais metais įvykdytų viešųjų pirkimų suvestinę Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) nustatyta tvarka.
Pavyzdinę medžiagą galima rasti tinklalapyje www.vpt.lt skiltyje „Viešieji pirkimai“, o mokomąją medžiagą, kaip paskelbti planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų suvestinę – skiltyje „Elektroniniai viešieji pirkimai“.
Pirkimo procesas
Pravartu prisiminti, kad perkančiosios organizacijos visus vykdomus pirkimus, išskyrus mažos vertės pirkimus, privalomai skelbia CVP IS ir „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“.
Paskelbus apie pirkimą, tiekėjai turi teisę kreiptis į perkančiąją organizaciją su prašymu paaiškinti pirkimo sąlygas, bei, esant poreikiui, gali būti tikslinamos pirkimo sąlygos. Beje, tikslinant pirkimo sąlygas arba gavus pretenziją ir sustabdžius pirkimo procedūras apie tai turi būti informuojami visi suinteresuoti dalyviai bei suinteresuoti kandidatai.
Gavus tiekėjų pasiūlymus, nustatytą dieną ir valandą atplėšiami vokai su teikėjų pateiktais pasiūlymais, surašomas vokų plėšimo protokolas.
Pažymėtina, kad ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo vokų su pasiūlymais atplėšimo dienos arba nuo pasiūlymų pateikimo termino pabaigos, turi būti CVP IS pradedama pildyti pirkimo procedūrų ataskaita.
Vėliau tikrinama tiekėjų kvalifikacija ir pasiūlymų duomenys, surašomi kvalifikacijos bei pasiūlymų tikrinimo, eilės sudarymo ir laimėtojo nustatymo protokolai bei informuojami tiekėjai.
Atkreiptinas dėmesys, kad ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pranešimo apie sudarytą pasiūlymo eilę išsiuntimo datos ar pranešimo apie priimtą sprendimą sudaryti sutartį išsiuntimo datos turi būti užpildyta antroji pirkimo procedūrų ataskaitos dalis.
Tiekėjams teiktina informacija
Pažymėtina, kad tiekėjus reikia informuoti apie visus pirkimo procedūrų rezultatus.
O pirkimui pasibaigus, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pirkimo procedūrų pabaigos datos, perkančiosios organizacijos privalo baigti pildyti ir Viešųjų pirkimų tarnybai CVP IS priemonėmis pateikti užpildytą ataskaitą. Laiku nepateikusi informacijos apie pirkimo procedūras, perkančioji organizacija, pažeis Viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsnio nuostatas.
Jei pirkimo vertė buvo didesnė už tarptautinių pirkimų vertę (taip gali nutikti su B priedėlyje numatytomis paslaugomis), CPV IS publikuojamas skelbimas apie sutarties sudarymą.
Sutarties vykdymo laikotarpiu arba išsyk jam pasibaigus (priklausomai nuo sutarties tipo) pasirašomas prekių ar paslaugų priėmimo–perdavimo aktas arba išrašoma sąskaita faktūra.
Pabaigus vykdyti sutartį, perkančioji organizacija CVP IS paskelbia įvykdytos ar nutrauktos pirkimo sutarties (preliminariosios sutarties) ataskaitą. Pirkimo dokumentai saugomi teisės aktų nustatyta tvarka.
Būti nešališki įsipareigoja ir pirkimų organizatoriai
Perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu turi būti sudaroma komisija ar paskiriamas pirkimų organizatorius, patvirtinamas komisijos darbo reglamentas. Pažymėtina, kad, prieš pradedant vykdyti viešuosius pirkimus, visi komisijos nariai ir pirkimo organizatoriai privalo pasirašyti nešališkumo deklaracijas bei konfidencialumo pasižadėjimus.
Perkančioji organizacija privalo komisijai ar pirkimų organizatoriui pateikti prašymą (paraišką) prekei, paslaugai ar darbams įsigyti. Prašymas teikiamas supaprastintose pirkimo taisyklėse nustatyta tvarka, jį vizuoja perkančiosios organizacijos vadovas.
Pirkimo sutarties sąlygų keitimas
Viešųjų pirkimų įstatymas įtvirtina nuostatą, kad pirkimo sutarties sąlygos sutarties galiojimo laikotarpiu negali būti keičiamos, išskyrus tokias pirkimo sutarties sąlygas, kurias pakeitus nebūtų pažeisti lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir skaidrumo principai bei tikslai ir kai tokiems pirkimo sutarties sąlygų pakeitimams yra gautas Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas.
Dar kartą svarbu atkreipti dėmesį, jog Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimo dėl sutarties sąlygų keitimo nereikalaujama, kai atlikus supaprastintą pirkimą sudarytos sutarties vertė yra mažesnė kaip 10 000 Lt be PVM.
Pretenzijų nagrinėjimo tvarka
Kai susiduria kelių skirtingų įmonių finansiniai interesai, kartais pasitaiko ir įvairių pretenzijų ir ginčų. Perkančioji organizacija, gavusi rašytinę tiekėjo pretenziją, privalo sustabdyti pirkimo procedūras, kol bus išnagrinėta pretenzija ir dėl jos bus priimtas sprendimas.
Perkančioji organizacija privalo išnagrinėti gautą pretenziją ir priimti motyvuotą sprendimą ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pretenzijos gavimo dienos. Ne vėliau kaip kitą darbo dieną po sprendimo priėmimo pretenziją pateikęs tiekėjas, suinteresuoti kandidatai ir suinteresuoti dalyviai turi būti raštu informuojami apie priimtą sprendimą.
Svarbu atkreipti dėmesį, jog perkančioji organizacija negali sudaryti pirkimo sutarties anksčiau negu po 15 dienų nuo rašytinio pranešimo apie jos priimtą sprendimą išsiuntimo pretenziją pateikusiam tiekėjui, suinteresuotiems kandidatams ir suinteresuotiems dalyviams dienos.
Pažymėtina, kad perkančioji organizacija nagrinėja tik iki pirkimo sutarties sudarymo dienos gautas pretenzijas.
Kaip rodo praktika, daugiausia viešųjų pirkimų klaidų pasitaiko tais atvejais, kai nepaskelbiamos supaprastintų viešųjų pirkimų taisyklės arba pakeičiamos pirkimų sąlygos, apie tai neinformuojant tiekėjų.
Kitos dažnos priežastys – nekruopščiai atliktas tiekėjų kvalifikacijos vertinimas, be pagrindo vykdomos neskelbiamos derybos ar vykdoma apklausa iš vieno tiekėjo, nesilaikyta supaprastintų viešųjų pirkimo taisyklių ir Viešųjų pirkimo įstatymo nustatytų terminų. Kartais pirkimai klaidingai skaidomi dalimis, siekiant išvengti visai pirkimo vertei taikomo pirkimo būdo.
Ko dar derėtų nepamiršti įgyvendinant vietos plėtros strategijas?
Gana dažnai pamirštama, kad jeigu išlaidos grindžiamos paslaugų, darbų ar prekių tiekėjo pateiktu komerciniu pasiūlymu, jis būtinai turi būti pasirašytas pasiūlymą teikiančio asmens. Net ir internete rasti palankūs komerciniai pasiūlymai turėtų būti patvirtinti įmonės direktoriaus ar, pvz., pardavimo vadybininko parašu.
Kartais klystama manant, kad vietos projektų vertintojų kvalifikacijos reikalavimus turi nustatyti Viešųjų pirkimų tarnyba – Vietos plėtros strategijų administravimo taisyklės to nereglamentuoja. Tačiau vietos veiklos grupė turi visas teises pati numatyti kvalifikacijos reikalavimus viešojo pirkimo sąlygose.
Neretai kyla klausimų dėl įnašų natūra – ar jie turėtų būti traukiami į finansuotinų išlaidų kategorijas. Įnašai natūra projekto biudžeto lentelėje privalo būti nurodyti, jei projekto vykdytojas siekia gauti už juos piniginę paramą ir ją ketina naudoti apmokėti sąskaitas paslaugų, prekių ar darbų tiekėjams.
Užs.Nr.06-005