Vienas iš IBM darbuotojų Alisteris Kokburnas, nusprendė ištirti pačias veiksmingiausias IBM projektų komandas, jų organizavimo principus ir atlikti interviu išskiriant esminius akcentus, lemiančius šių komandų darbo veiksmingumą. Autorius sukūrė projektų komandos valdymo sistemą, skirtą šešių žmonių komandoms, kurį pavadino „Švarus krištolas“ (angl. Crystal Clear). Kokie yra esminiai šios sistemos principai ir kuo jie gali būti naudingi Lietuvos verslo projektų komandoms pasakoja MRU Viešojo valdymo ir verslo fakulteto docentas, magistrantūros programos „Projektų vadyba“ vadovas dr. Adomas Vincas Rakšnys.
Pasak docento, viskas prasideda nuo taip vadinamos osmosinės komunikacijos. „Taip vadinamas informacijos ir žinių dalijimosi „burbulas“, kuriame komandos nariai gali girdėti reikšmingą informaciją net jeigu tuo metu ir aktyviai nedirba, - pasakoja V. Rakšnys. - Šio principo esminė idėja ta, kad komandos nariai biure visada būtų kartu. Net ir ilsėdamiesi, neatlikdami tiesioginių užduočių komandos nariai girdi apie einamąsias problemas, komandos nariams gali nuolatos suteikti grįžtąmąjį ryšį ir pateikti greitus atsakymus“. V. Rakšnys pasakoja, kad norint įgyvendinti šį principą, biuro interjerą reiktų projektuoti ovalinės formos, įrengiant apskrituosius stalus. „Tai suteikia galimybę projektų komandoms greitai reaguoti į klaidas ir kylančias problemas, optimizuoti rizikas“. Kita vertus, A. Kokburnas pastebėjo, kad nuolatinė komunikacija turi ir trūkumų, tad taikant šį principą, gali būti nustatomos taip vadinamos „tylos valandos“, kurių metu komandos nariai neturėtų komunikuoti (pvz. ypatingai dirbant su užduotimis, reikalaujančiomis gilaus susikaupimo).
Ankstyvasis užbaigimas – antrasis „Švaraus krištolo“ komandos narių bendravimo principas. „IBM komandos siekia kuo anksčiau pasiekti minimalaus funkcionalumo sistemos vystymo fazę, nes tada sukuriamos prielaidos koreguoti galutinę projekto viziją priklausomai nuo grįžtamojo ryšio“, - sako A. Rakšnys. - Tai leidžia išbandyti sistemos funkcionalumą, atrasti problemas kūrimo stadijoje, pakelti komandos moralę ir motyvaciją“.
A.Rakšnys pasakoja, kad ši fazė tiesiogiai susijusi su trečiuoju principu – lengvu priėjimu prie ekspertų vartotojų. „Švaraus krištolo“ komanda turi turėti tiesioginį kontaktą su potencialiu vartotoju. Pasiekus ankstyvąją projekto užbaigimo fazę, atsiranda galimybė sistemos funkcionalumą testuoti su potencialiais šios sistemos vartotojais ir reaguojant į jų suteikiamą grįžtamąjį ryšį, tobulinti projekto viziją. Tai didina projekto kokybę, mažinamos verslo rizikos“, - pasakoja docentas. Pasak V. Rakšnio svarbu, kad su ekspertais vartotojais būtų galima susisiekti iš karto, nereikėtų laukti kelių savaičių, tad A. Kokburnas siūlo ekspertą-vartotoją įtraukti į „švaraus krištolo“ komandos sudėtį.
Pašnekovas pabrėžia, kad norint efektyviai veikiančio metodo komandose labai svarbu sukurti darbuotojams asmeninio saugumo jausmą. „Visi projekto komandos nariai turi kalbėti nejausdami baimės, kad bus išjuokti, kad jų nesupras, kad jų įžvalgos netinkamos ir t. t., - sako V. Rakšnys. - Ši idėja neatsiejama nuo pasitikėjimo formavimo, žinių ir informacijos dalijimosi, kūrybiškumo skatinimo. Komandos nariai turi nebijoti parodyti, kad kažko nežino ar nesupranta, turi egzistuoti abipusis noras išklausyti“. Šis principas aktualus ne tik komandos nariams, bet ir bendraujant su vadovais. Komandos nariai turi nebijoti pasakyti, kad, pavyzdžiui projekto tvarkaraštis neatitinka užduočių gausos, kad duodamos užduotys – per daug kompleksinės ir sunkiai įgyvendinamos su turimais resursais.
Dar vienas principas - refleksyvus pagerinimas. „Po kiekvienos projekto vystymo fazės komandų nariai turėtų aptarti, kurie sprendimai pasiteisino, ką reikėtų keisti, kaip tai būtų galima padaryti. Aptarimui gali būti skiriamos kelios valandos per savaitę. Tokiu būdu sukuriama nuolatinio mokymosi aplinka, klaidų identifikavimo ir šalinimo atmosfera. Kita vertus, labai svarbu koncentruotis į išsikeltus tikslus“, - pastebi MRU docentas.
Siekiant, kad šis metodas būtų efektyvus, būtina skatinti ir komandos dėmesio sutelkimą. „Šis principas reiškia žinojimą, ką ir kaip reikia dirbti. Ypatingai svarbu, kad komandų lyderiai aiškiai komunikuotų, numatytų prioritetus, konkrečius tikslus ir uždavinius, pasiekimų vertinimo rodiklius. Komandos narių darbas neturėtų būti pertraukiamas kitomis užduotimis. Šis principas didina produktyvumą, darbo kokybę ir projekto komandos narių motyvaciją“, - sako V. Rakšnys.
Kiti principai, anot MRU docento, labiau aktualūs IT sektoriui, tačiau dauguma šių idėjų gali būti taikomi įvairių sričių projektų komandose. „Apskritai šiuo metu rinkoje trūksta tinkamai parengtų projektų vadovų, kurie gebėtų taikyti projektų vadybos metodus įvairiose verslo bei visuomeninio gyvenimo srityse, - apibendrina V. Rakšnys.- Dėl sparčių technologijų pokyčių didėja pažangesnes ir įvairiapusiškesnes projektų vadybos kompetencijas įvaldžiusių specialistų poreikis“.
MRU „Projektų vadybos“ magistrantūros programos absolventams atsiveria realios galimybės prisijungti prie didelių tarptautinių kompanijų, dirbančių Lietuvoje ir užsienyje. Studijų metu įgyjamos PMBOK (Project Management Body of Knowledge 6), PRINCE 2 ir AGILE programų kompetencijos, reikalingos dinamiškoje tarptautinėje rinkoje dirbančiam projektų vadovui. „Projektų vadybos“ magistrantūros programos absolventai yra teoriškai pasirengę PMI (Project Management Professional) sertifikacijai.