Kovo viduryje šalyje paskelbus karantiną savivaldybėms, valstybės įstaigoms kilo įvairių klausimų, kaip efektyviai organizuoti institucijų darbą, nenutraukiant įprastai gyventojams teikiamų paslaugų. Kad į visus klausimus būtų atsakyta, Vidaus reikalų ministerija rengė nuotolines konferencijas su visais šalies savivaldybių atstovais ir teikė konsultacijas bei atsakymus, susijusius su šalyje paskelbta ekstremaliąja situacija.
„Ekstremaliosios situacijos metu visi turėjome prisitaikyti prie naujos padėties ir įprasti dirbti nuotoliniu būdu. Ne išimtis – ir savivalda, todėl teiktos įstatymo pataisos sudarė sąlygas, kad visi vietos bendruomenei svarbūs sprendimai būtų priimami laiku“, – apie savivaldybių tarybų ir komisijų posėdžius kalba vidaus reikalų ministrė Rita Tamašunienė.
Siekiant užtikrinti sklandų darbą tiek savivaldybėse, tiek kitose institucijose, Vidaus reikalų ministerija taip pat parengė rekomendacijas, kaip turėtų būti vykdomos neatidėliotinos paslaugos, darbo organizavimas ir viešoji įstaigų komunikacija.
Vidaus reikalų ministerija karantino metu darbą taip pat organizavo nuotoliniu būdu. Buvo išleisti trys ministrės įsakymai, kuriuose išdėstyta, kad, jeigu įmanoma, darbas privalo būti vykdomas nuotoliniu būdu. Tuo tarpu, jeigu neįmanoma, darbo vietoje turi būti užtikrintos visos saugos priemonės – pavyzdžiui, tie, kurie fiziškai turėjo dirbti ministerijoje, buvo tikrinami, ar nejaučia viruso simptomų, darbuotojai buvo parūpinti dezinfekciniu skysčiu, instrukcijomis, kaip taisyklingai plauti rankas ir pan.
Savivaldybės per karantiną: nuo virtualių konferencijų iki telefoninių pokalbių su gyventojais
Jonavos meras ir savivaldybių asociacijos prezidentas Mindaugas Sinkevičius pastebi, kad iš 60 savivaldybių sulaukdavo įvairių klausimų: kaip gauti apsaugos priemonių, kaip užtikrinti saugų socialinių darbuotojų darbą, kaip švietimo sistemą perkelti į nuotolinį mokymą ir pan. Į juos atsakymų buvo ieškoma virtualių konferencijų metu, neretai pasitelkiant vidaus reikalų ar švietimo ministerijų pagalbą.
Pasak M. Sinkevičiaus, savivaldybių funkcijas pagal Vidaus reikalų rekomendacijas gana greitai ir sėkmingai pavyko perkelti į elektroninę erdvę. Atsižvelgiant į ministerijos rekomendacijas, buvo atsisakoma perteklinio formalumo priimant gyventojų prašymus dėl išmokų ar kitų priežasčių. Tačiau pasitaikė ir tam tikrų iššūkių, kuriuos savivaldybių darbuotojai stengėsi įveikti.
„Darbuotojai adaptavosi sėkmingai, bet, nors stengėmės visų gyventojų poreikius patenkinti nuotoliniu būdu, kildavo visokio nepasitenkinimo. Sunkiau buvo adaptuotis tam srautui žmonių, kuris savivaldybėse kreipiasi, pavyzdžiui, į socialinės paramos skyrių. Šie žmonės dažniausiai yra įpratę ateiti fiziškai, užpildyti visus prašymus vietoje, nes net ne visi tai gali savarankiškai padaryti.
Todėl savivaldybėms užsidarius buvo nepasitenkinimo, kad, neva, valdininkai užsirakino ir panašiai. Taigi, daugiau streso ir adaptacijos iššūkių buvo su gyventojais. Bet visi specialistai dėjo maksimalias pastangas ir tas kontaktas transformavosi į žodinį bendravimą telefonu ar elektroniniu būdu“, – situaciją prisimena M. Sinkevičius.
Jis priduria, kad daugiausia iššūkių savivaldybėms kilo dėl socialinių darbuotojų veiklos organizavimo.
„Socialiniai darbuotojai negali palikti savo paslaugos gavėjų, nes yra įvairaus amžiaus ir socialinių poreikių asmenų, kuriems būtina suteikti pagalbą – juos apipirkti, aplankyti. Todėl ne atsitiktinai mes socialinius darbuotojus aprūpinome įvairiomis apsaugos priemonėmis. Taip pat neatsitiktinai valstybė skyrė vienkartines premijas už jų darbą“, – sako M. Sinkevičius.
Pasiteisinusios praktikos, kurios bus taikomos ir ateityje
Valstybės įmonė „Regitra“ – vienas iš sėkmingų valstybės įstaigų pavyzdžių, kuomet karantino metu klientai buvo aptarnaujami skaitmeniniais kanalais. VĮ „Regitra“ generalinio direktoriaus pavaduotojas Saulius Šuminas sako, kad žmonės karantino laikotarpiu noriai naudojosi elektroninėmis paslaugomis, tad tokį paslaugų teikimo principą norima išlaikyti ir ateityje.
„Šiuo metu naudojomės proga keisti mūsų klientų įpročius, o vienas iš pavyzdžių – norime daugiau paslaugų teikti per išankstinę registraciją, o ne atėjus į vietą laukti gyvoje eilėje. Norime, kad paslauga būtų teikiama iš anksto susiplanavus, todėl visais įmanomais būdais raginame ir skatiname, žmones pratintis prie išankstinės registracijos“, – sako S. Šuminas.
Toms paslaugoms, kurių perkelti į virtualią erdvę nėra įmanoma, buvo ieškoma alternatyvų. „Naujas transporto priemones pradėjome registruoti iš gamintojų atstovų, kurie jau turėjo sutartis. Bet yra tokių paslaugų, kaip vairavimo egzaminas, kurio metu neįmanoma užtikrinti vieno metro saugaus atstumo, todėl jos buvo sustabdytos. Vairuotojų, norinčių laikyti egzaminą, buvo susikaupę apie 5 tūkst.“, – pasakoja S. Šuminas.
Pasak S. Šumino, teikiant žmonėms paslaugas, buvo stengiamasi atlaidžiau žiūrėti į tam tikras situacijas. Pavyzdžiui, jei pasibaigdavo vairuotojo pažymėjimo arba vairavimo teorijos galiojimo laikas, jis būdavo pratęsiamas.
Šiuo metu institucijos didžiąją dalimi grįžo prie įprastinės darbo tvarkos. Visos įstaigos vis dar privalo laikytis valstybės lygio operacijų vadovo priimtų sprendimų ir rekomendacijų. Kai žmonės negali dirbti nuotoliniu būdu, turi būti sudaromos sąlygos, kad kabinete dirbtų po vieną ar daugiausia 2 žmones, laikomasi atstumo, patalpos dažnai vėdinamos.