Laikas yra unikalus išteklius tuo, kad jo negalima kompensuoti, valdyti, taupyti ateičiai, kaupti, tačiau, kaip ir bet kuris kitas išteklius, turi savo kainą. Laikas skaičiuoja ir vertina mūsų būtį. Pati būtis yra laikas, kuris ateina ir praeina. Todėl laiką reikia vertinti, branginti, „nemarinuoti“ jo betiksliam spoksojimui į išmaniojo telefono ekraną ir neskirti jo nemaloniems žmonėms. Tai, regis, aišku. Ir visgi laiką planuoti reikia mokėti.
Efektyviai planuoti ir išnaudoti laiką dažniausiai sutrukdo tai, kad žmonės linkę pasikliauti savieiga – laiką planuoja tik tai dienai, o geriausiu atveju – savaitei. Atlikti numatytus darbus sutrukdo paprasčiausias nesusikaupimas – tai nepalanki buitinė aplinka, tai savidisciplinos stygius, tai nuolatinis atidėliojimas. Įgūdžiai planuoti savo laiką yra menki dėl įvairiausių priežasčių, tačiau visgi pagrindinė priežastis yra savidisciplinos stygius.
Taip pat „laiko vagimis“ galime pavadinti ir tokius dalykus kaip bandymas vienu metu atlikti kelias užduotis (multitaskinti yra įmanoma, tačiau ne visiems darbams tai tinka, kai kada reikia ypatingai susikaupti ir įsigilinti) ar dar blogiau – prisiimti daryti tai, kas yra kitų žmonių darbas. Bet kuriuo atveju tai bus blaškymasis, erzelis. Suvokite tai, kad nesusikaupę darbų neatliksite nei greitai, nei kokybiškai.
Nėra paprastų, visiems priimtinų, lengvai pritaikomų taisyklių, užtikrinančių kiekvieno asmens tiek asmeninio, tiek darbo laiko panaudojimo didelį efektyvumą. Laiko paskirstymą lemia metodiškumas ir drausmingumas. Daugelis su laiko vadyba susijusių metodikų, technikų orientuotos į struktūruotą, drausmingą asmenybės tipą. Žmonės, kurie linkę į chaotiškumą, yra kūrybinių profesijų atstovai, bandydami pritaikyti griežtas laiko valdymo rekomendacijas, jaučia stresą, nepasitenkinimą, tačiau pritaikyti ir aktyviai naudoti laiko valdymo technikas jiems nepavyksta. Laiko valdymo technikos pasirinkimą lemia ir individualus laiko suvokimas, ir gebėjimas valdyti laiką.
Pagrindinės labiausiai pasiteisinančios laiko valdymo metodikos yra kelios.
Pareto 80/20 principas
Populiarusis Pareto principas, arba 20/80 taisyklė, teigia, kad 20% pastangų duoda 80% rezultatų, o likę 80% pastangų – tik 20% rezultatų. Laikantis šios metodikos, reikia atminti, kad:
· Svarbių faktorių yra nedaug, o trivialių faktorių esti begalybė – tik vienetiniai veiksniai priveda prie svarbių rezultatų.
· Didžioji dalis pastangų neduoda laukiamų rezultatų.
· Tai, ką mes matome, dažniausiai skiriasi nuo to, ką gauname, – visada yra paslėptų jėgų.
· Įprastai labai sudėtinga aiškintis, kas vyksta, o dažniausiai ir nereikia: svarbu tik žinoti, ar jūsų idėja veikia, ar ne, ir ją keisti taip, kad ji veiktų, o toliau palaikyti situaciją tol, kol idėja nustos veikti.
· Daugumą sėkmingų įvykių lemia mažas kiekis našių jėgų; daugumą nemalonumų lemia mažas kiekis našių jėgų.
· Didžioji dalis darbo, grupėje ar individualiai, paprasčiausiai yra nenaudinga ir nepadeda siekti rezultato.
ABC analizė
ABC analizė yra sukurta remiantis įrodytu faktu, kad procentinis svarbesnių ir ne tokių svarbių darbų, užduočių santykis visada maždaug vienodas. Naudojant raides A,B,C visos užduotys suskirstomos į tris klases pagal jų svarbą siekiant tiek profesinių tiek asmeninių tikslų.
Naudojantis ABC metodika, pirmiausiai imamasi pačių svarbiausių reikalų. Taigi laikas, kurį ketinate skirti darbui, turi būti planuojamas pagal darbų svarbą, o ne jų apimtį. Pagal ABC analizę rekomenduojama iš pradžių užsiimti darbais, priklausančiais grupei А – svarbiausiais ir duodančiais didžiausią rezultato dalį. Ir visisškai nesvarbu, ar tas darbas didesnis ir reikalaujantis daugiau jėgų – atsižvelkite į tai, kas svarbiau. Neatidėliokite svarbaus, bet nesunkaus darbo tam, kad šiuo metu atlikinėtumėte ne tokį svarbų, tačiau daugiau pastangų reikalaujantį darbą. Paprastas pavyzdys: išsiųsti „Sodrai“ duomenis mėnesio gale yra kur kas lengviau nei imtis generalinio tvarkymosi, tačiau visgi tai svarbiau.
Panašiai darbus pagal svarbą skirstė ir Eizenhaueris.
Eizenhauerio matrica
Dažnai atsitinka taip, kad mes, užuot atlikę ypač svarbų darbą, imame blaškytis, imamės galbūt skubių, bet ne tokių svarbių darbų ir darbelių. Ypač, kaip spaudžia laikas, sutrinkame ir imame blaškytis: tada šuoliuojame nuo vieno darbo prie kito, nuo vienos užduoties prie kitos ir tada jau nieko nebespėjame. Buvo toks amerikiečių generolas, politikas, prezidentas Dvaitas Eizenhaueris pasiūlė paprastą matą greitiems sprendimams priimti. Pagal jo principą, prioritetai nustatomi pagal skubumo ir svarbos kriterijus. Visus darbus, kuriuos privalote padaryti, galima suskirstyti į keturias kategorijas.
Pirma, tai skubūs ir svarbūs darbai. Be jokios abejonės, jų reikia imtis pirmiausiai. Antrajai kategorijai priklauso skubūs, tačiau nesvarbūs darbai. Problema ta, kad dėl savo skubumo šiuos darbus stengiamės dirbti taip, tarsi jie būtų labai svarbūs, naudodami visas savo jėgas ir dėmesį. Jeigu kas nors ne taip jau ir svarbu, tai reikia daryti labai greitai arba galbūt perleisti kam nors. Pavyzdžiui, prekių išsiuntimas. Išsiųsti reikia skubiai. Tačiau turite kur kas svarbesnių skubių darbų. Taigi paprašykite ko nors, kad tas prekes išsiųstų.
Trečioji grupė yra neskubūs, bet svarbūs darbai. Štai čia dažniausiai prasideda didysis atidėliojimas. Juk nėra skubu, galvojate, ir tą momentą užsiimate kitų, skubesnių, bet mažiau reikšmingų tvarkymu. Galiausiai ateina tas momentas, kai svarbus, bet neskubus darbas tampa skubiu, o vėliau – labai skubiu. Kaltinate patys save, stebitės, kaip šitaip nemokate planuoti laiko. Kadangi tai svarbus reikalas, jį reikia atlikti kruopščiai ir neskubant, tačiau laiko jau trūksta. Tada išeitis būtų nebent darbus paskirstyti kitiems, tačiau ne visada tai įmanoma.
Na, ir ketvirtoji grupė – neskubūs ir nesvarbūs darbai. Dažniausiai tie, kurie labiausiai neturi laiko, kurie nuolat užimti, nusidirbę ir pavargę, kasdien užsiiminėja būtent katvirtosios grupės darbams.
7 efektyvaus laiko planavimo žingsniai
Šią metodiką sukūrė Tomas Kaulinskas. teigia, kad laiko planavimas padeda tapti produktyvesniais, galima sutaupyti keletą ar net keliolika valandų per savaitę ir svarbiausia, galima tokiu būdu vėl pradėti mėgautis savo darbu, pamiršti įtampą. Autorius pateikia tokius 7 žingsnius, siekiant planuoti savo laiką:
Suvokimas, kad laiko valdyti neįmanoma, tačiau mokant planuoti laiką, galima kiekvieną valandą per dieną maksimaliai efektyviai išnaudoti. Štai laikas, kai prisėdate dirbti. Atsidarote kompiuterį ir prasideda... Tai feizbūkan žvilgtelti panyžta, tai nutariate parašyti kokį beprasmį laišką. Tą laiką, kurį skiriate beprasmėms kalboms susirašinėjant su ciociomis Zitomis ir į jas panašiomis būtybėmis arba socialiniuose tinkluose žiūrint idiotiškas nuotraukas su katinėliais, ramunėlėmis, zuikučiais ir saulutėmis, išnaudokite tam, kas jus priartina prie jūsų tikslo.
Aišku, pirma reikia žinoti savo tikslą. Tik aiškūs ir ilgalaikiai gyvenimo tikslai padės jums iš tiesų disponuoti laiku.
Trečiasis žingsnis, kaip pataria specialistai, yra veiklų suskirstymas pagal svarbą. Gerai apmąstykite ir sąžiningai suskirstykite darbus prioritetų tvarka.
Taip pat specialistai teigia, kad labai padeda užsirašinėjimas. Rekomenduojama naudoti pieštuką ir popierių – viską užsirašyti, ką reikia atlikti. Užsirašymas padeda išvengti atminties apkrovimo.
Penktasis žingsnis jums padės atsikratyti to nelemto atidėliojimo. Darbų atidėlioti negalima – jokių „vėliau“. Žodį „vėliau“ turi pakeisti konkretūs terminai. Pavyzdžiui, „rytoj“, „kitą antradienį“, „po mėnesio“. Vėlgi, geriausia užsirašyti terminą, iki kurio darbas yra atidedamas.
Poilsis būtinas – nepamirškite šito. Net ir darbo dieną būtinas tik sau skirtas laikas. Kiekvieną dieną, kad ir kokia ji bebūtų užimta, reikia rasti bent 1–2 valandas (čia tik pats minimaliausias laikas ypatingo darbymeio metu) skirtas tik sau. Atsiriboti nuo visų darbų, net ir tų, kuriuos jūs laikote hobiu ir deklaruojate, kad čia nedirbate, čia tik ilsitės. Net ir tokiu atveju būtina nutraukti rutiną ir pabūti pačiam su savimi. Tai reikalinga tam, kad būtų galima susikoncentruoti į pačius svarbiausius klausimus, reikalaujančius asmeninio dėmesio.
Efektyvūs susitikimai. Gebėti deleguoti darbus kitiems ir nemanyti, kad nepakeičiamų nėra.
Taigi pirmiausia reikia suprasti, kad laiko suvaldyti neįmanoma, todėl būtina jį planuoti. Tai daryti reikia atsižvelgiant į ilgalaikius gyvenimo planus, atsirenkant tai, kas yra svarbiausia, nepasimetant smulkmenose; taip pat neatidėliojant darbų. Būtina gebėti paskirstyti darbus ir kitems.
