„Kiekvienas ministras periodiškai susitinka su gyventojais aptarti jiems rūpimų klausimų, dažnai nestandartinių situacijų, kur reikalingas ministro dėmesys ar įsitraukimas. Pastebėjome, kad prieš kiekvieną ministro ir gyventojo susitikimą atliekama nemažai pasikartojančių, techninio duomenų suvedimo reikalaujančių veiksmų. Norėjosi kiek įmanoma optimizuoti šiuos vidinius, gyventojui nematomus procesus, o aptarnavimo specialisto laiką ir kompetenciją skirti kokybiškam aptarnavimui“, - pasakoja Vyriausybės kanceliarijos Asmenų aptarnavimo skyriaus vedėja Gitana Vaškelienė.
Pasak specialistės – nors gyventojų ir ministrų susitikimų organizavimas iš pirmo žvilgsnio paprastas darbas, iš tiesų jis atimdavo nemažai laiko. Telefonu būdavo derinami susitikimų laikai, registruojami gyventojai, fiksuojami preliminarūs žmonių klausimai, kuriamos ataskaitos, tad prie detalaus susitikimų grafiko sudarymo prisidėdavo ne vienas žmogus ir tam skirdavo ne vieną valandą. Juo labiau, registracijos duomenis fiksuojant skirtinguose informacijos šaltiniuose, tapdavo išties sudėtinga greitai gauti patikimą artimiausio ar praėjusio susitikimo suvestinę.
Dabar gyventojų srautus reguliuoja speciali kompiuterinė programa, robotizuojanti procesus. Programa leidžia ne tik sudaryti grafiką, bet ir protokoluoti susitikimus, parengti jų santrauką, kuria vėliau galima pasinaudoti, jei panašūs klausimai iškyla kitiems gyventojams.
„Esu įsitikinusi, kad susitikimų skaitmenizavimo naudą pajus ne tik Vyriausybės kanceliarijos bei ministerijų darbuotojai, bet ir gyventojai, kurie gali greičiau registruotis, gauti kokybiškesnius, greitesnius atsakymus, taip pat jiems gali būti pateikta ankstesnių susitikimų informacija, jei dominantis klausimas jau buvo aptartas anksčiau“, - pasakoja už LEAN projekto įgyvendinimą atsakinga Vyriausybės kanceliarijos projektų vadovė Raminta Zimbienė.
Robotas – LEAN projekto dalis
Vyriausybės priimamojo veiklą robotizuojanti kompiuterinė programa – viena iš LEAN projekto įgyvendinimo dalių, kurios metu diegiamas robotinis procesų automatizavimas.
„Standartizuojant procesus aiškėja, kad yra funkcijų, kurias darbuotojai atlieka mechaniškai ir tai atima nemažai darbo laiko visose ministerijose. Rutininius darbus, kaip duomenų perkėlimas iš vienos sistemos į kitą, duomenų surinkimas el. paštu ir panašiai, gali atlikti robotai, o darbuotojai savo įgūdžius pritaikyti vykdydami aukštesnę vertę kuriančias, daugiau atsakomybės ir analizės reikalaujančias užduotis“, - sako R. Zimbienė.
Skaičiuojama, kad procesų robotizavimas Vyriausybės priimamajame leidžia vieno kreipimosi „apdorojimui“ sutaupyti 5 minutes, tad per metus turėtų būti sutaupyta apie 50 valandų.
Procesų robotizavimas – tik vienas iš LEAN metodų diegimo Vyriausybės kanceliarijoje ir ministerijose darbų, leidžiančių eliminuoti nereikalingus ir perteklinius veiklos procesus, pašalinti vertės nekuriančius žingsnius, pavyzdžiui, fizinių parašų rinkimą ar ataskaitų pildymą, sutrumpinti procedūrų laiką, atsisakyti perteklinių dokumentų ir raštų, sukurti didesnę pridėtinę vertę visuomenei – greitesnes ir kokybiškesnes paslaugas.
Ateityje planuojama ne tik robotizuoti tam tikras funkcijas, bet ir vystyti pokalbių robotus. Pirmasis jau veikiantis pavyzdys yra „ViLTė“ – virtualus pokalbių robotas, veikiantis Vyriausybės tinklalapyje, pateikiančiame svarbiausią informaciją apie koronaviruso plitimą Lietuvoje (www.koronastop.lt). Planuojama sukurti ir daugiau pokalbių robotų institucijų tinklapiuose, kurie padėtų gyventojams greičiau rasti atsakymus į rūpimus klausimus.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
2019 metų spalį Vyriausybės kanceliarija pradėjo įgyvendinti projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“, kuriuo siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Įgyvendinant projektą numatyta dalyvaujančiose institucijose įdiegti LEAN metodus, kurie leis skatinti nuolatinį tobulėjimą ir efektyvumą visuose organizacinės struktūros lygmenyse, sukurti procesų valdymo sistemą, kuri skatins veiklų ir procesų efektyvumo bei kokybės augimą, rodiklių stebėseną, leis operatyviai reaguoti į gaunamus signalus ir nuokrypius.
Projekto įgyvendinime dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Aplinkos ministerija, Energetikos ministerija, Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, Sveikatos apsaugos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, VšĮ Vyriausybės strateginės analizės centras, Vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
Užsakymo nr.: PT_85425997