Pokalbių telefonu įrašymas, laikomas asmens duomenų rinkimu. O renkant skambinančiojo asmens duomenis, jų gavimo metu, yra privaloma pateikti BDAR 13 str. nurodytą informaciją: įmonės pavadinimas, duomenų tvarkymo tikslas, saugojimo terminai, duomenų gavėjų kategorijos, teisės ir kt. Taigi, pokalbio pradžioje pateikus tik aukščiau paminėtos apimties pranešimą, įmonė neužtikrina jai keliamų reikalavimų, taip pažeisdama BDAR nuostatas.
Kaip minėta, prieš renkant asmens duomenis BDAR reikalauja pateikti daug išsamios informacijos. Visos reikiamos informacijos pateikimas pokalbio pradžioje užtruktų, tad sukeltų be galo daug nepatogumų tiek įmonei, tiek skambinančiajam asmeniui. Europos duomenų apsaugos valdyba yra išleidusi skaidrumo principo užtikrinimo gaires, kurios numato principus, kuriais būtų galima įgyvendinti BDAR 13 straipsnyje numatytą pareigą pateikti privalomą informaciją duomenų subjektams.
Skaitmeninėje aplinkoje galimas informacijos pateikimas pritaikant „lygmeninį“ principą. Šis principas reiškia, kad prieš pokalbį su klientu (interesantu) įmonės atstovas gali pateikti tik svarbiausią informaciją, tačiau būtinai kartu turi būti pateikta nuoroda, kur skambinantysis galėtų gauti likusią informaciją.
Vadovaujantis aukščiau nurodytomis gairėmis, pradinė informacija, kuri turi būti pateikta yra tokia:
1. Kas (duomenų valdytojo pavadinimas);
2 Kokiu tikslu vykdomas įrašymas;
3. Kaip asmuo gali išreikšti sutikimą su įrašymu ir, jeigu nesutinka, kokiais kitais būdais gali kreiptis į įmonę;
4. Kur gauti likusią privalomą pateikti informaciją.
Be to, reiktų nepamiršti, kad įrašant pokalbius telefonu, yra įrašomi ne tik skambinančiojo asmens duomenys, bet ir įmonės darbuotojo. Todėl, tam, kad pokalbių įrašymas būtų teisėtas, turi būti atlikti reikiami veiksmai ir dėl darbuotojo asmens duomenų tvarkymo – pasirinktas teisėtas pagrindas, pateikta reikiama informacija ir t. t.
Įmonei, turint tiek skambinančiojo, tiek darbuotojo teisėtą pagrindą tvarkyti asmens duomenis, vykdant pokalbių įrašymą, bei tinkamai įvykdžius informavimo, numatyto BDAR 13 str., pareigą, darbas nesibaigia. Reikia nepamiršti, kad BDAR yra įtvirtintos duomenų subjektų teisės, pvz., susipažinti su tvarkomais asmens duomenimis, gauti jų kopiją, „būti pamirštam“ ir t. t. O esant duomenų subjektų teisėms, atsiranda ir įmonės pareiga įgyvendinti šias teises. Žinoma, BDAR įtvirtintos teisės nėra absoliučios, tad kiekvieną gautą prašymą dėl teisių įgyvendinimo reikia vertinti individualiai.
Taigi, natūralu, kad įrašant pokalbius, įmonės sulaukia prašymų, ypatingai, po konfliktiško pokalbio, pateikti pokalbio įrašo kopiją. Kiekviena situacija yra individuali, todėl įmonė, gavusi tokį prašymą, turi įvertinti, ar išlaikomas balansas tarp duomenų subjekto teisės susipažinti su savo asmens duomenimis ir kitų asmenų teisių ir laisvių, t. y. įvertinti riziką, ar suteiktas pokalbio įrašas nesukels neigiamų pasekmių tretiesiems asmenims. Svarbu paminėti, kad šios aplinkybės neturėtų lemti paprasčiausio atsisakymo pateikti visą aktualią informaciją.
Teisė susipažinti su pokalbio įrašu gali būti įgyvendinama pateikiant pokalbio įrašo kopiją su „iškirptais“ kito pokalbyje dalyvaujančio asmens kalbėjimo epizodais (jei nėra galimybių užtikrinti kitų asmenų teisių ir laisvių) arba pateikiant dialogo stenogramą (jei yra būtina užtikrinti kitų asmenų teises ir laisves). Vien galimybės asmeniui perklausyti pokalbio įrašą, negaunant jo kopijos, suteikimas, nebūtų tinkamas jo teisių įgyvendinimas.
Taigi, įmonėms tenka pareiga užtikrinti ir galėti įrodyti, kad prieš pokalbio įrašymą asmeniui yra pateikiama visa reikiama informacija, kad egzistuoja teisėtas pagrindas vykdyti pokalbių įrašymą, o pokalbių įrašai tvarkomi, vadovaujantis BDAR nuostatomis.
