RPA sprendimai rinkoje jau nėra naujiena ir daugelis kompanijų visame pasaulyje, taip pat ir Lietuvoje jau spėjo įsitikinti investicijų į tokius sprendimus nauda ir atsiperkamumu. Robotinių procesų automatizavimo technologija leidžia automatizuoti įvairius rutininius veiksmus IT sistemose. Pati RPA programa veikia veiklos imitavimo principu – suprogramuojami veiksmai, kuriuos įprastai atlieka žmogus. Pavyzdžiui, programinis robotas gali tikrinti el. laiškus, tarp jų atpažinti užsakymus, atidaryti „Excel“ lenteles, jose surasti užsakymų informaciją ir atitinkamai perkelti į apskaitos sistemą. Užduotis perleidžiama specialistui tik tuomet, kai robotas susiduria su neatitikimais ar programoje neaprašyta situacija.

Procesų robotizavimo klasika – sąskaitų tvarkymas

Apžvelgdamas skirtingas RPA taikymo sritis „Atea“ profesionalių paslaugų kūrimo skyriaus vadovas Donatas Kiauzaris pastebi, kad dažniausiai diegiamu sprendimu įmonėse vis dar išlieka sąskaitų apdorojimas.

„Tai bene labiausiai paplitęs sprendimas Lietuvos rinkoje. Paprastai kompanijose automatizuotas sąskaitų valdymas ir tampa pirmuoju žingsniu robotizacijos link. O šiuo metu įsidiegti tokį sprendimą jau tapo privalu norint pasivyti konkurentus, kurie tai yra padarę anksčiau. Didesnės kompanijos taip pat dažnai kreipiasi dėl užsakymo valdymo automatizavimo. Kalbant apie atskiras verslo sritis, draudimo kompanijos neretai renkasi žalų apdorojimą patikėti robotams, logistikos atstovai – su šia veikla susijusių dokumentų registravimo klausimus“, – pažymi D. Kiauzaris.

Pati „Atea Lietuvos“ komanda automatizavimą taip pat pradėjo nuo paprasto roboto, skirto sąskaitoms apdoroti.

„Patys įsitikinome, kad tokiai be atostogų ir pertraukų dirbančiai sistemai užtenka tik elektros, o tuo tarpu taupomi kaštai, išvengiama probleminių situacijų, kai reikia vieną sistemą integruoti į kitą ir pan. Nebelieka ir darbo procesų derinimo, duomenų tikrinimo poreikio. Robotui duodama aiški ir paprastai įvykdoma užduotis, kuriai atlikti užtenka elementarios loginės proceso sekos“, – pasakoja D. Kiauzaris.

Pritaikymo būdų – galybė

Sričių ir būdų, kaip robotizuoti sprendimai gali pasitarnauti kasdienėje verslo veikloje yra daugybė, todėl planuojant procesų robotizavimo strategiją ekspertai pataria pirmiausia labai aiškiai identifikuoti problemą ir jos šaknis.

Donatas Kiauzaris
Foto: Asmeninio archyvo nuotr.

„Net ir kalbant apie tą patį sąskaitų tvarkymą, yra daugybė niuansų, kuriuos identifikavus išspręsti gali programiniai robotai. Pavyzdžiui, esame diegę RPA statybų organizacijai, kurioje sąskaitos yra išrašinėjamos apskaitant išlaidas pagal projektus, o ne skirtingus tiekėjus. Įsivaizduokite situaciją, kai 5 kompanijos projektų vadovai gauna kilometrinę sąskaitą iš tiekėjo. Šiuo atveju pavyko apmokyti robotą, kad jis išskaidytų išlaidas pagal atskirus projektus ir užregistruotų sąskaitą sistemoje. Tam, kad tai galėtų atlikti, projektų vadovams užtenka pažymėti dokumente, kurios sąskaitos eilutės priklauso konkrečiam projektui“, – patirtimi dalijasi D. Kiauzaris.

Ekspertai taip pat pažymi, kad tikslingas RPA pritaikymas atsiperka tiek didelėms, tiek mažesnėms organizacijoms. Pavyzdžiui, automatizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas ir mokėjimų sudengimai, kuomet programinis robotas jungiasi prie bankinės sistemos ir tikrina išrašus, gali padėti užtikrinti pastovų pinigų srautą, kas ypatingai aktualu mažesnėms organizacijoms. Skaičiuojama, kad JAV neapmokėtos sąskaitos faktūros siekia 825 mlrd. dolerių, o laiku neapmokamos sąskaitos – tendencingas reiškinys, kai vidutinis sąskaitos apmokėjimo laikas išsitęsia net iki 72 dienų.

Sprendimas automatizuoti procesą – tik po išsamios analizės

Pasak „Atea“ atstovo, prieš įgyvendinant robotizavimo sprendimus visuomet patartina atlikti poreikių analizę, o kertiniai aspektai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti formuojant įstaigos robotizavimo strategiją yra žmogiškieji resursai, ISO 9001 sertifikatas, naudojamų sistemų skaičius ir siekis optimizuoti veiklos procesus.

„ISO standartas atitinkamai palengvina tinkamų robotizavimui veiklos procesų identifikavimą ir rizikų sumažinimą, nes įmonė būna jau suformavusi vidinių veiklos procesų sąrašus ir šių procesų tarpusavio priklausomybes. Jei kompanijoje naudojama 2 ir daugiau sistemų, taip pat gali būti tam tikras rodiklis, kad naudojama daug rankinio darbo. Žinoma, pats sistemų skaičius pats savaime tikrai nėra priežastis vykdyti veiklos procesų robotizaciją, tačiau gali būti požymis atkreipti dėmesį į tai, kiek laiko ir kaip efektyviai įstaigos darbuotojai praleidžia su jomis dirbdami“, – sako D. Kiauzaris.

Efektyvumui užtikrinti svarbi ir vidinė kultūra

Daugiau kaip ketverius metus su RPA sprendimais dirbantis D. Kiauzaris pabrėžia, kad tai, kaip sėkmingai kompanijoje bus įgyvendinta robotizavimo strategija ir kaip efektyviai ji pasitarnaus įmonės tikslams labai priklauso ir nuo pačio kompanijos požiūrio.

„Vidinė darbuotojų motyvacija ir teigiamas nusiteikimas pokyčiams yra ne ką mažiau svarbus momentas. Kalbu ne tik apie oficialią įmonės poziciją, išsakomą vadovų, bet visų darbuotojų, kurių darbo veikla tiesiogiai susijusi su robotizuojamais procesais. Jeigu pokyčių nori tik vadovas, o darbuotojai jiems nepritaria net ir po pirmųjų sėkmingų žingsnių, patariame neskubėti ir daugiau dėmesio skirti komunikacijai su komanda. Dažnai tai būna nepagrįsta baimė, jog robotai pakeis specialistų darbo vietas, todėl apie tai reikia kalbėtis. Praktika rodo, kad vidinė kultūra – vadovų įsitraukimas ir abipusė komunikacija turi didžiulę reikšmę einant efektyvių permainų link“.