Pataria prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas.
Vienos įmonės vadovas pasakojo, kaip visą mėnesį perdarinėjo prezentacijos skaidres, bet vis vien kažkas liko ne taip. Kitas pavyzdys: garsi medikė specialiai nusipirko „Apple“ kompiuterį – kad iki svarbios konferencijos gražiau susimaketuotų vaizdelius projektoriui. Tik va, neplanuotai teko patyrinėti nepažįstamą kompiuterinę programą – vėl sugaišta daug laiko.
Kartais taip jau nutinka: ieškome kopėčių, kad įliptume pro trečio aukšto langą, ir tik po to atrandame, kad netoliese būta durų... Kokybiškesnė prezentacija kuriama ne projektoriumi ir ekranu. Ir ne kompiuterine programa skaidrėms maketuoti. Anksčiau.
Kiek seks, kiek paneš
Ką darytume, jei po savaitės – turistinis žygis? Turbūt pirmiausia išsirinktume tikslą, po to sudarytume maršrutą ir tik tada krautume kuprinę, ar ne?
Lygiai taip pat ir su prezentacija. Pradžioje sau pačiam išsiaiškinkime tikslą ir maršrutą – mažiau sugaišime perdarinėdami skaidres. Be to, turėsime daugiau šansų, kad vedama pagal žemėlapį, publika mintimis neišsibarstys iki pat bendros kelionės pabaigos.
Jei mums rūpi, kiek informacijos publika išsineš savo galvose, pasitikrinkime paprasčiausiu klausimu: ar prezentacijos medžiagą lengva įsiminti bent jau man pačiam? Ar nereiks priešais publiką skaityti iš užrašų?
Tarkim, kol kas turinys man pačiam dar per sunkiai įsimenamas. Ką daryti?
Informaciją – į paketus
Aiškiai atskiriami informaciniai blokai – visada geriau negu duomenų potvynis. Geriausia, kai visa prezentacijos informacija sudėliojama į 3–5 paketus. Vis dar turime gerokai daugiau informacinių blokų? Labai gerai. Tai ženklas, kad yra kur padirbėti, logiškiau sisteminant prezentacijos žaliavą. Ir atsisakyti nebūtinų dalykų (kaip kartą pasakė Antuanas de Sent-Egziuperi: tekstas yra tobulas ne tuomet, kai prie jo nebėra ko pridurti, bet tuomet, kai iš jo nieko nebegalima išmesti).
Jei vedliui rūpi grupė
Žmogus taip jau sutvertas, kad informacijos priėmimas ausimis jam yra ne pagrindinis užsiėmimas. Klausydamasis jis bus mažiau susikaupęs negu skaitydamas. Tad ir iš prezentacijos klausytojų galime ramiai tikėtis trijų dalykų. Kad jie bus neatidūs, išsiblaškę ir greitai viską pamirštantys – net jei klausysis vos keletą minučių. Mes negalime prieš tai kovoti, bet galime publiką patraukti savo pusėn, suteikdami klausymosi komfortą.
• Tema turi būti aiški iškart. Vienas paprasčiausių būdų – jau pradžioje centrinę sąvoką akcentuoti kad ir retoriniu klausimu (pvz., „Kodėl mums šiandien turėtų rūpėti klausymosi komfortas?“).
• Informacija – logiškai struktūrizuota. Ir prezentacijos autoriui, ir klausytojams lengviau prisiminti, kai pateikiama sistema. Pvz., prezentacija potencialiems klientams galėtų vykti pagal tokį trijų informacinių blokų planą: 1) kokia jūsų dabartinė problema; 2) kaip bus gerai, kai problema bus pašalinta; 3) kokį problemos pašalinimo būdą siūlome.
• Akcentuokime perėjimus tarp informacinių blokų. Struktūrai reikia pastiprinimo – kad publika nepamestų raudonosios gijos (pvz., „Pristačiau pirmąją mūsų siūlomą alternatyvą. Dabar pereisime prie antrosios...“).
• Aktyvi pabaiga. Prieš baigdami prezentaciją, apibendrinkime. O tuomet jau paraginkime konkrečiam veiksmui (pvz., pirkti naują produktą, dovanoti knygas bibliotekai ar paprasčiausiai užduoti klausimų pranešėjui). Svarbu: šio atsakingo momento nepalikime improvizacijai. Raginimą sklandžiai suformuluokime iš anksto – kad lemiamu momentu neišsprūstų vien apgailėtinas „Ačiū už dėmesį...“
Išbandykite šiuos patarimus, kai rengsitės artimiausiai prezentacijai – garantuoju, kad pasinaudoję jais, įgysite didesnio pasitikėjimo savimi.
