Kada multitaskinimas yra darbuotojo privalumas, o kada – minusas: kaip rasti balansą tarp karjeros, darbdavio lūkesčių ir asmeninių poreikių?

Dar vis gajus mitas, kad daugiadarbystė (angl. multitasking) yra vienas svarbiausių modernios organizacijos darbuotojo privalumų – tempams ir informacijos kiekiui nuolat augant, regis, nėra kitos išeities, kaip tik daryti keletą darbų vienu metu.

Tuo tarpu vis daugiau mokslinių tyrimų įrodo tokio darbo pasekmes – Stenfordo Universiteto tyrimų duomenimis, tokiems žmonėms sunkiau susikaupti ir asmeniniame gyvenime, dažnai kyla problemų su atmintimi. Maža to, JAV psichologų asociacijos duomenimis, nuolat šokinėjant tarp užduočių net 40 proc. sumažėja asmens bendras efektyvumas ir darbo atlikimo kokybė.

Tai kaip yra iš tiesų – ko tikisi darbdaviai šiandien ir kaip laviruoti darbuotojui dinamiškoje darbo rinkoje?

Darbdavio komentaras:

Komentuoja Mindaugas Šestilo, kompetencijų centro „Telia Global Services Lithuania“ personalo vadovas

– Ko tikisi darbdaviai šiandien ir kaip laviruoti darbuotojui dinamiškoje darbo rinkoje?

– Moksliškai įrodyta, kad du darbus vienu metu žmogus gali daryti tik tuomet, jeigu jie vykdomi skirtingų smegenų dalių pagalba. Taigi situacija, kai susitikimo metu rašote elektroninį laišką nėra daugiadarbystė, nes jei tikrai rašėte, paklausti apie susitikimo turinį suprasite, kad nežinote nieko arba galite pasakyti tik nuogirdas. Tačiau šiandien svarbus gebėjimas – greitai persijungti iš vienos užduoties į kitą – galbūt tai galėtume vadinti tikrąja daugiadarbyste (angl. multitasking).

Šiais dinamiškais laikais, ypač tarptautinėse didelėse organizacijose, gebėjimas persijungti iš vienos užduoties į kitą yra gana svarbus. Vis tik, darbdaviai, tikėdamiesi kokybiško ir efektyvaus darbo rezultato, taip pat nori, kad tai būtų pasiekta tinkamais būdais ir priemonėmis, o ne bet kokia kaina. Netikslingai blaškantis tarp užduočių, siekiant jas visas atlikti kuo greičiau ar vienu metu, neretai lemia ir prastą rezultatą, ir nepasitenkinimą darbu ar net darbuotojo pervargimą. Atsakingos šiuolaikinės įmonės to tikrai neskatina, bet kartu su darbuotojais ieško geriausių būdų ir praktikų, kaip dirbti sklandžiai, rezultatyviai, išlaikant tinkamą darbo krūvio balansą.

– Kiek tokį poreikį nulemia charakteris, būdo savybės, o kiek darbo pobūdis, sritis, kurioje dirbi ar pati įmonė?

– Konkreti įmonė ar sritis, ko gero, negali daugiadarbytės reikalauti natūraliai, nebent tai itin maža bendrovė, kur visas funkcijas dalinasi keli žmonės. Vis tik, jei daugiadarbystę laikytume šokinėjimu tarp skirtingų užduočių, galėtume įžvelgti tam tikrus įgūdžius, kurie turi tam įtakos.

Svarbiausia – laiko planavimas ir kantrybė. Jei darbuotojas turi gerus šiuos įgūdžius, galime tikėtis, jog jis sugebės nekreipti dėmesio į aplinkos įtaką – nuolat krentančius naujus laiškus, soc. tinklų žinutes, kolegų žinutes ar biuro šurmulį – ir susikoncentruoti į darbą, kurį atlieka būtent dabar, o užbaigęs vieną užduotį sistemingai pereis prie kitos.

Jeigu šių įgūdžių stokojama, tuomet blaškymasis tarp skirtingų užduočių, kolegų klausimų, kitų dirgiklių gali lemti ir fizinį bei emocinį nuovargį, ir prastus darbo rezultatus.

– Nuo ko priklauso produktyvumas labiausiai ir kokiais būdais galima jį sustiprinti ar treniruoti darbuotojui?

– Pagrindiniai priešnuodžiai prastam produktyvumui – laiko planavimas, prioritetų išskyrimas, gebėjimas atsiriboti, o kartais – ir pasakyti „ne“. Dalykų, kurie nukreipia mūsų dėmesį kasdien, gausu ir tą dalinai matėme darbo iš namų periodu. Vidinių apklausų metu dalis mūsų darbuotojų gebėjimą susikoncentruoti ir įvairius trukdžius įvardino kaip vieną didžiausių darbo iš namų trūkumų. Tačiau kitai pusei žmonių darbas iš namų kaip tik leido susitelkti geriau nei biure. Nors biure trikdžių mažiau, tačiau vadinamų laiko vagių galima rasti visur, todėl itin svarbu nustatyti savo laiko paskirtį ir laikytis užsibrėžto tikslo.

Tam šiais laikais padeda ir technologijos: turbūt populiariausioje elektroninio pašto „Outlook“ programoje galima paskirti sau koncentracijos laiką, išjungti pranešimus apie gautus naujus laiškus, pačiam rezervuoti savo kalendorių skirtingoms užduotims, kad kas nors nepasinaudotų laisvu kalendoriumi naujam susitikimui. Savaitės ar dienos pradžioje aiškiai suplanavus laiką ir nustačius prioritetus produktyviai dirbti tampa lengviau – todėl karjeroje planavimas turi tapti įpročiu.

– Koks čia yra pačios įmonės, jos vadovų vaidmuo? Kad darbuotojai neperkaistų, bet ir būtų sėkmingi darbe?

– Natūralu, kad bet kuri pelno siekianti organizacija nori, jog darbas ir užduotys būtų atliekamos kuo greičiau, tačiau, jei organizacija yra atsakinga ir toliaregiška, jis sukurs tokią darbo aplinką, kurioje nebus bijoma pasakyti, kad kažko nespėjama, kad per daug užduočių ar persidirbama. Mūsų kompetencijų centre „Telia Global Services Lithuania“ pamatinis principas yra atviras dialogas – tarp komandos ir vadovo, tarp vadovų ir įmonės vadovybės, tarp bet kuriuo darbuotojo ir vadovybės. Mums svarbu, kad pati komanda, patys darbuotojai atvirai kalbėtųsi svarbiais jiems klausimais, kartu ieškotų būdų, kaip galima dirbti produktyviau, kaip subalansuoti darbo atsakomybes ir emocinę sveikatą ar pan.

Antras dalykas – tai vadovo įgūdžiai ir jų gebėjimas pastebėti ir nustatyti komandos narių temperatūrą bei tinkamai sureaguoti. Tam mes daug investuojame į įvairius vadovų mokymus, pavyzdžiui, kasmet turime viduriniosios grandies vadovų mokymų programas, kuriose daug dėmesio skiriama būtent empatijai, darbuotojų laiko ir darbų bei jų atlikimo terminų planavimo įgūdžiams.

– Kokios įtakos daugiadarbystei ir koncentracijai turėjo pandemija ir masinis darbas iš namų? O kaip bus ateityje?

– Negalima vienareikšmiškai vertinti darbo iš namų pasekmių, nes kiekvienas tą periodą išgyveno labai individualiai. Jeigu vieniems darbas iš namų buvo tinkamas, nes leido susikoncentruoti, tai kitiems jis buvo sunkus periodas, kai negalėjo efektyviai dirbti komandoje, socializuotis. Laiką planuoti namuose išties sudėtingiau, tą patvirtino ir mūsų darbuotojai vidinių apklausų metu: susikoncentruoti ties darbais namuose trukdo šeimos nariai, augintiniai, veikiantis televizorius ar net šaldytuvas. Taigi galima spręsti, kad laiką planuoti biure paprasčiau, o kaip jau išsiaiškinome, tai ir yra kelias į produktyvumą.

Grįžtant į biurus labai svarbu, kad jie būtų pritaikyti per pandemiją išsivysčiusiems individualiems darbuotojų poreikiams, tad erdvė atitinkamai turi būti pritaikyta skirtingo pobūdžio darbui. Mūsų naujasis „Telia Global Services Lithuania“ biuras buvo kuriamas būtent pandemijos metu, todėl planus nuo pradinių brėžinių keitėme taip, kad sukurtume daug skirtingų funkcinių erdvių. Daugiau nei 100 individualių koncentracijos zonų padeda darbuotojams ir biure rasti užuovėją nuo trikdžių, o funkciniai kambariai padeda komandoms ir darbuotojams bendradarbiauti, kurti naujus produktu ir idėjas produktyviai.

Psichologo komentaras

Komentuoja psichologė-psichoterapeutė Raminta Aleliūnaitė-Kliokmanė

– Kaip neperdegti darbe ir išlaikyti tiek produktyvumą, tiek motyvaciją, tiek pasitenkinimą tuo ką darai?

– Yra atlikti tyrimai, kurių išvados teigia, kad iš esmės nėra tokio dalyko, kaip daugiaudarbytės (angl. multitasking). Žmonės nedaro vienu metu kelių darbų, kaip yra manoma, jie tiesiog labai greitai perjunginėja dėmesį. Net jeigu vienas darbas daromas galvoje, o kitas – fiziniu veiksmu, tai tikėtina, kad tas fizinis veiksmas bus daromas automatu, be dėmesio, ir, tikėtina, kad jame rasis daugiau klaidų, arba kitų žmonių klaidos nebus pastebėtos ir ištaisytos.

Taigi toks bandymas daryti kelis darbus vienu metu yra labiau varginantis, negu tų pačių darbų darymas paeiliui su nedidele pertrauka tarp jų. Ir pasitenkinimas taip dirbant, pasiektais rezultatais, tikėtina, bus mažesnis dėl didelio nuovargio, dėl galimo pilno jų neišbaigtumo.
Neperdegti darbe padės pertraukos tarp darbų, susitikimų. Pertrauka yra ne tik pailsėjimui, bet ir „suvirškinimui” ką tik buvusios patirties (darbo, susitikimo įspūdžių) bei pasiruošimui, „moraliniam nusiteikimui” naujai užduočiai ar susitikimui. Taip pat pertraukos yra galimybė išspręsti visokias netikėtai ištikusias, neplanuotas, skubias situacijas.

Jei neturime pertraukų, „nesuvirškinti” įspūdžiai kaupiasi, nepadaromi smulkūs veiksmai reikalingi išbaigti darbą, pavyzdžiui, nepasižymimos pastabos ateičiai, neįrašoma į kalendorių kito susitikimo laikas ar pan. Jei neturime pertraukų, skubios situacijos lieka nesprendžiamos ir trukdo susikaupti darant kitą darbą, arba suplanuotus darbus atidedame, vėluojame į juos, kad išspręstume tokias netikėtas situacijas.

Išbaigti darbai, kurių rezultatu esame patenkinti, ne tik panaudoja mūsų energiją, bet ir sugeneruoja naujos. O neišbaigti darbai energiją ima ir atsiliepia kitiems einamiesiems darbams, kuriuos darome dabar.

– Kaip surasti balansą tarp sėkmingos karjeros, šiuolaikinių darbdavių lūkesčių ir savo asmeninių poreikių?

– Bendraudama su įmonėms pastebiu, kad verslas vis daugiau dėmesio skiria savo darbuotojų emocinei gerovei, stengiasi užbėgti už akių tokioms situacijoms, kai darbuotojai pervargsta stengdamiesi būti visur ir visada, atlikti kuo daugiau užduočių. Tai labai džiugina.

Kitą vertus, įmonėse labai svarbi atvira aplinka, kur prieš sakant „taip, padarysiu”, galima pagalvoti, suplanuoti, kiek naujos užduoties įgyvendinimui reikės laiko, energijos ir galima pasakyti „ne, šio darbo apsiimti šiuo metu negaliu“ arba „ne, nepadarysiu šio darbo šiandien, padarysiu rytoj/ kitą savaitę“. Pastebiu, kad vis dar per dažnai bijoma darbe sakyti „ne“, nes galvojama, kad tai pakenks karjerai. Bet jei įmonė puoselėja atvirą dialogą ir jai rūpi jos darbuotojai, darbų planavimas yra abiejų pusių interesas.

Žinoma, svarbu neįpulti ir į kitą kraštutinumą, kai organizuojiesi sau itin patogų ir lengvą gyvenimą darbe, kitų pervargimo sąskaita, per dažnai sakant „ne”, nebendradarbiaujant ir nepadedant.
Patikimesniais darbuotojais laikomi tie, kurie pamatuotai imasi atsakomybių ir kokybiškai, laiku atlieka savo įsipareigojimus, bet moka dirbti ir komandiškai.

Kaip ir visuomet, nėra vieno buvimo būdo – svarbu balansuoti tarp darbų, pagalbos kitiems ir dėmesio savo pajėgumams, rūpesčiu savimi. Jeigu laikysite šiuos abu polius savo dėmesio centre ir kartais imsitės daugiau ir padėsite kitiems, o kartais nesiimsite papildomų darbų, pasirūpinsite laiku suspėti savuosius ir, svarbiausia, turėsite persijungimo pertraukas, karjeroje viskas turėtų būti gerai.