1. Apgalvokite, koks bus laiško turinys, ir kas jo gavėjas.
Kad laiškas būtų efektyvus, pirmiausia pagalvokite, kam jis bus skirtas. Kokią žinią ketinate nusiųsti? Kokio atsakymo norite sulaukti? Jei prašote informacijos, pretenduojate į darbą ar teiraujatės dėl kokios nors įstaigos atidarymo, pasistenkite, kad jūsų žinutė būtų aiški, rašoma interneto portale thebalancecareers.com.
Pagalvokite ir apie gavėjo požiūrį. Kokios informacijos reikia, kad jis suprastų jūsų žinutę ir imtųsi veiksmų? Pateikite būtiną informaciją (tiesa, ne per daug, neišsiplėskite). Turėkite omenyje, kas yra laišką skaitysiantis žmogus, ir kaip reikia į jį kreiptis. Rašant laišką darbo reikalais, pretenduojant į darbo vietą, nepriimtinas laisvas stilius, įvairūs emociukai ir pan.
2. Pavadinimas turi būti informatyvus.
Elektroninio laiško pavadinimas neturi būti miglotas, kaip antai, „sveiki“, „darbas iš namų“. Pavadinimo eilutė negali likti tuščia. Tokie elektroniniai laiškai atsiduria ne tarp pagrindinių gavėjo laiškų, o tarp reklamų ar kitų. Arba pradingsta bendrame sraute.
Jei rašote pretenduodami į darbo vietą, pavadinimo eilutėje parašykite pareigų pavadinimą. Jei elektroninis laiškas skirtas kolegoms, įrašykite trumpą sakinį, atspindinį laiško tikslą.
Dar vienas informatyvaus pavadinimo privalumas – jį bus lengviau rasti, jei vėliau prireiktų.
3. Tinkamai pasisveikinkite.
Jeigu žinote laiško gavėjo vardą, bet asmeniškai jo nepažįstate, pradėkite pagarbiu kreipiniu, pvz., „Gerb. Jonauskai“ ar „Pone Jonauskai“. Jeigu žmogaus vardo ir pavardės nežinote, apsieikite be kreipinio ar pradėkite laišką abstraktesniu pasisveikinimu: „sveiki“, „laba diena“, „gerb. vadove“ ir pan. Jeigu el. laiškas skirtas kolegai, pažįstamam asmeniui, parašykite vardą.
4. Patikrinkite, ar nėra gramatikos, skyrybos klaidų.
Sąmoningai ar ne, laiško gavėjai neigiamai vertina tuos siuntėjus, kurie daro gramatinių klaidų. Naudokitės gramatikos tikrinimo programa, bet aklai ja nepasikliaukite.
Rašydami el. laišką venkite labai ilgų sakinių. Nedidelės pauzės leidžia skaitančiajam įsigilinti į žodžių prasmę. Skaidykite labai ilgus sakinius, net jei jie taisyklingi ir nepriekaištingi.
Per mažai arba per daug kablelių – taip pat negerai. Išmokite taisyklingos skyrybos.
Nevartokite jokių madingų šnekamosios kalbos santrumpų – joms čia ne vieta.
Dauguma žmonių žino, kad sakiniai pradedami rašyti didžiąja raide. Žino, kurie žodžiai rašomi didžiosiomis raidėmis, tačiau, rašydami elektroninius laiškus, tai pamiršta.
Kita vertus, per daug didžiųjų raidžių trikdo skaitytoją. Venkite rašyti frazių vien didžiosiomis raidėmis (daugelis tai interpretuos lyg rėktumėte).
5. Formatas turi būti paprastas.
Atsiminkite, kad el. pašto programos matomos skirtingai. Tai, kas puikiai atrodo jūsų ekrane, gali būti padrikai iškrikę kito žmogaus kompiuteryje. Todėl suformatuoto teksto „word“ dokumente nenukopijuokite ir neįkelkite tiesiai į el. laišką. Naudokitės paprasto teksto formatu.
Pastraipos tegu būna trumpos. Jos, kaip ir taškai, leidžia skaitančiojo akims pailsėti. Tiems, kas skaito elektroninius laiškus išmaniajame telefone, trumpos pastraipos irgi tiks.
6. Rašykite glaustai.
Nekonkretūs, padriko turinio el. laiškai atidedami skaityti vėlesniam laikui ir galiausiai pamirštami. Ar dar blogiau – neteisingai suprantami. Aiškiai išdėstykite savo tikslą, rašykite glaustai.
Rašydami naudokite aktyvias sakinių konstrukcijas: „Jonas atsiuntė dokumentus.“ Pasyvi konstrukcija bus ilgesnė, papildomai apkraus gavėją: „Dokumentai buvo atsiųsti.“
Rašykite apie esminius dalykus. Atsispirkite pagundai pridėti papildomos informacijos, pasidalinti idėjomis – šiuos dalykus palikite kitam el. laiškui.
Pastraipas išskirkite ryškesniais taškais jų pradžioje – skaitytojui bus lengviau įsigilinti į tai, kas svarbu. Jei abejojate, kaip išsisaugos taškai, naudokite žvaigždutes ar brūkšnelius, numeruokite.
7. Tinkamai pasirašykite.
Darbo el. laiškams pasirašyti pasitelkite standartinį, mažiau asmenišką parašą.
Viskas priklauso nuo jūsų darbo pobūdžio. Kai kuriuose darbuose galimas ir tinkamas kiek personalizuotas el. parašas su mėgstama citata. Jeigu rašote, norėdami gauti darbą, būtinai pridėkite kontaktinę informaciją.
8. Prieš išsiųsdami, dar kartą perskaitykite ir pagalvokite
Prieš išsiųsdami el. laišką dar kartą perskaitykite, patikrinkite, ar nepalikote rašybos klaidų. Perskaitykite ir turinį. Jei el. laiškas ilgas, pamėginkite jį maksimaliai sutrumpinti. Jei laiškas parašytas, verdant emocijoms, neskubėkite siųsti, atidėkite vėlesniam laikui. Perskaitykite šį laišką po kelių dienų, tada nuspręsite, ar vis dar norite jį išsiųsti.
