Žmogiškųjų išteklių specialistė Eglė Zarembė su portalo DELFI skaitytojais dalijasi bendrovės patirtimi ir patarimais organizuojant darbą iš namų bei dirbant nuotoliniu būdu.

Savaime suprantama, kad darbas iš namų atneša techninių, organizacinių ir psichologinių iššūkių. Įmonės, kurios šios praktikos iki šiol neskatindavo, turi neginčijamų argumentų: tikėtina, kad ne biure esantis darbuotojas gali būti labiau veikiamas įvairių su darbu nesusijusių trikdžių ar pagundų, dingsta gyvo ir neretai greitesnio bendravimo bei keitimosi žiniomis galimybė, taip pat gali kilti įvairių IT iššūkių: ryšio patikimumo, duomenų saugumo, įrangos kokybės.

Vis dėlto net ir prieš prireikiant saviizoliuotis, nuotolinis darbas turėjo ir daugybę privalumų, o kai kurios įmonės (daugiausia – iš technologijų srities) apskritai jau ne vienus metus vienijo šimtus ar net tūkstančius tik iš namų ar bendradarbystės centrų dirbančių kolegų. Tarp nuotolinio darbo privalumų įmonės ir darbuotojai labiausiai vertina galimybę lanksčiau derinti asmeninį ir „darbinį“ gyvenimus, aplinką, leidžiančią į verslą įtraukti daugiau ir įvairesnių specialistų neapsiribojant geografiškai, galimai mažesnes išlaidas biurų nuomai ir kitus privalumus. Žinoma, jie pasiteisina tik tuomet, jei gerai organizuota nuotolinio darbo tvarka, metodai, technologijos, procesai, bei, ko gero, svarbiausia dedamoji – tinkamas darbuotojų ir vadovų nusiteikimas.

Dalinamės keletu mūsų kompanijos principų, patarimų ir patirčių organizuojant nuotolinį darbą. Visa tai jau yra mums pasiteisinę tokiu būdu pavieniams asmenims dirbant kelias dienas per savaitę ar ilgesnius laikotarpius pagal poreikį ir susitarimą, tačiau nuo šios savaitės visa tai pradėjome taikyti ir visiems kolegoms – daugiau kaip 100-ui programuotojų, duomenų mokslininkų, projektų vadovų ir kitų specialistų Kaune, Londone, Atėnuose, Vienoje bei Liuksemburge. Galiausiai, tiek nuotolinis, tiek biure vykstantis darbas vis tiek buvo ir yra darbas, o su tokia nuostata mūsų įmonei dirbti naujomis sąlygomis nėra itin sunku – jos laikytis patariame ir visiems kitiems

Techniniai aspektai:

● Įsitikinkite, kad visi kolegos turi darbui reikalingus įrankius: kompiuterius, monitorius, ausines skambučiams, programinę įrangą pokalbiams ir kitą specifinę programinę įrangą. Jei iki šiol darbuotojai nebendraudavo per skambučių ar pokalbių programas, sutarkite (priminkite) apie vieną visoje įmonėje naudojamą įrankį.

● Jei turite tam galimybę, leiskite darbuotojams į namus pasiimti biuruose buvusią įprastą įrangą: nešiojamuosius ar stacionarius kompiuterius, monitorius ir kt.

● Jei vis dėlto darbuotojui tektų dirbti iš asmeninio kompiuterio, pasitarkite su sistemų administratoriais dėl saugios aplinkos: saugių prisijungimų, atitinkamų antivirusinių programų, atskiro darbo profilio asmeniniame kompiuteryje, prisijungimų per VPN (virtualius privačius tinklus).

Darbo vieta ir ritmas:

● Remdamiesi specialistų patarimais, rekomenduojame namuose įsirengti atskirą darbo vietą: tinkamas darbo stalas, apšvietimas, patogi kėdė, pageidautina – ramesniame namų kampelyje. Jei įmonės turi galimybę, jos galėtų pasiūlyti iš biuro pasiskolinti ir darbo stalą bei kėdę tam periodui, kai dirbame iš namų.

● Siūlome daryti pertraukas net ir dirbant namuose, o jų metu išeiti pakvėpuoti grynu oru, pasimankštinti, pasijudinti, paskambinti artimajam arba kolegai. Svarbu tokių pertraukų metu kuo mažiau galvoti apie darbą.

● Suprantama, kad karantino metu dalis darbuotojų patalpas turi dalintis su kitais namiškiais. Tai iššūkis, tačiau ieškokite sutarimo. Leiskite namiškiams suprasti, kad dirbate, net jei ir esate namuose. Atskirkite darbo laiką nuo laiko namiškiams.

● Nors gali kilti pagundų dirbti su šlepetėmis ar „naminiais rūbais“, vis tiek rekomenduotume apsirengti kaip į darbą, nusiprausti. Viena vertus, labai tikėtina, kad bendrausite su kolegomis vaizdo skambučių pagalba. Kita vertus, apsirengę ir kitaip pasiruošę „tarsi į darbą“, nusiųsite ir aiškų signalą namiškiams. Galite netgi rytą prieš darbą išeiti iš namų, pasivaikščioti 10 min., ir sugrįžus imtis darbo, taip tarsi imituojant kelionę į darbą ir sukuriant skirtumą tarp „naminių“ ir darbo klausimų.

Komunikaciniai ir žmogiškieji aspektai:

● Dirbant nuotoliniu būdu komunikacija yra ypač svarbi. O šiuo neeiliniu laikotarpiu įmonės turėtų kuo daugiau komunikuoti su savo darbuotojais: apie verslo būklę, planus, darbų organizavimą. Darbuotojams šiuo metu komunikacijos neturėtų būti per daug, nes ji yra žymiai geriau negu nerimą kelianti nežinia. Svarbi ir vadovų, skyrių/komandų vadovų ar kiekvieno kolegos lyderystė. Įmonės turėtų stengtis suteikti kuo aiškesnius atsakymus į visus darbuotojų keliamus klausimus, diskutuoti, ieškoti bendrų sprendimų.

● Darbuotojai turėtų išlikti pasiekiami, tačiau jie turėtų drąsiai nurodyti darbo valandas, kada galima žmogų kalbinti ir su juo bendrauti, o kada jis turi savo „dėmesingą“ laiką, skirtą susikaupimui ir darbui. Neužmirškite, kad net ir būnant namuose, bet darbas turi pabaigą, nedirbkite visą parą.

● Įmonės turėtų apsibrėžti aiškius įrankius bei taisykles, kaip komandos nariai tarpusavyje bendrauja ir aptaria planuojamus, daromus ar atliktus darbus. Tai gali būti konkretus laikas, kada komanda susitaria, kad tai bus jų darbo laikas ar laikas pokalbiams bei susitikimams (įskaitant virtualius). Tam gali būti pasitelkti ir įrankiai, kuriais lengva sekti, kokie darbai numatyti, kas dirba prie kokio darbo, į ką gali kreiptis, jeigu reikia pagalbos arba trūksta informacijos vienu ar kitu klausimu.

● Suprantama, kad susitikimus (privačius, komandos ar kompanijos mastu) dirbant nuotoliniu būdu reikėtų daryti per vaizdo kameras, tam yra daugybė įvairių programų. Pačias kameras vertėtų įsijungti visiems, šitaip darbuotojai galės labiau pasijausti kaip realiame susitikime.

● Jei komandų susitikimai iki šiol vyko ne kasdien, rekomenduojame juos padažninti iki kiekvienos dienos. Geroji praktika yra video pokalbiuose aptarti ne tik „einamuosius“ klausimus, bet ir netgi prie kavos puodelio apšnekėti ‘lengvesnes’ temas, tokias kaip darbo vietos įsirengimas namuose, treniruočių ar mankštų patarimus ir kitas „smulkmenas“.

● Virtualiuose susitikimuose vertėtų vengti ilgų pristatymų, kalbų. Geriau koncentruotis į diskusijas, pasisakymus, šitaip skatinant kiekvieno darbuotojo įsitraukimą ir dalyvavimą. Priešingu atveju atsiranda rizika, kad susitikime „dalyvaujantis“ darbuotojas iš tikrųjų naršys telefone ar užsiims kita pašaline veikla.

● Mes savo įmonėje turime ir „virtualią virtuvę“ – nuolat veikiantį Google Hangouts susitikimą, į kurį gali prisijungti visi, kurie nori „pravėdinti galvą“, paplepėti ar tiesiog pamatyti seniai matytus kolegas. Šeimyniškius ir artimuosius mylime, bet kolegos mums yra tarsi antra šeima, tad persimesti vienu kitu žodeliu su jais irgi smagu. Tai – tarsi tikros virtuvės, kurioje dažnai susitinkame kolegas prie kavos aparato ar pietų stalo, perkėlimas į internetinę erdvę. Užsuk į ją ir galbūt rasi dešimt kolegų, o gal tik porą.

● Skambučiai būna svarbu ir sprendžiant paprastesnius klausimus. Kartais vos dešimties ar kelių minučių skambutis būna daug efektyviau nei ilgas susirašinėjimas el. paštu ar tekstinių pokalbių programomis.

● Visada siūlome stengtis apie planuojamą skambutį pranešti žinute bent šiek tiek iš anksto. Ši etika turėtų galioti ir ne karantino sąlygomis. Kita vertus, ne kiekvienai situacijai būtinas telefono ar vaizdo skambutis – ypač neplanuotas.

Ši karantino situacija yra visiems nauja. Rekomenduojame pirmiausia siekti išlaikyti darbuotojų emocinę sveikatą: būti atlaidžiu sau bei kolegoms, švelniau vertinti nesėkmes, klaidas. Taip pat, galbūt kuriam laikui vertėtų užsibrėžti šiek tiek mažesnius tikslus. Juk namuose sąlygos nėra tokios kaip biure, o ir kiekvienas darbuotojas per skirtingą laiką prisitaiko prie naujo režimo bei susikuria sau priimtiną rutiną.

Šaltinis
Griežtai draudžiama DELFI paskelbtą informaciją panaudoti kitose interneto svetainėse, žiniasklaidos priemonėse ar kitur arba platinti mūsų medžiagą kuriuo nors pavidalu be sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti DELFI kaip šaltinį.
www.DELFI.lt
Prisijungti prie diskusijos Rodyti diskusiją (1)