Vis dėlto šis reiškinys yra palyginti naujas, todėl kartais sunku suprasti, ar jam galioja koks nors etiketas. Toliau paminėta keletas klaidų, kurias tikrai padarome bendraudami žinutėmis ir laiškais. Jei jas įsidėmėsite, bus daug lengviau išvengti liapsusų ir nesusigadinti reputacijos.
Nesiteiraujate, ar kolega gali su jumis bendrauti
Prieš užversdami kolegą žinutėmis, ypač jei rašote į jo asmeninį telefoną, privalote įsitikinti, kad jam netrukdote ir kad jis gali skirti jums dėmesio. Taigi, pačia pirmąja žinute privalote pasiteirauti, ar galite rašyti toliau (pvz., „Sveika, ar galiu parašyti, kaip žadėjau?“ arba „Labas, turiu keletą pastabų ta tema, kurią šiandien aptarinėjome. Galėčiau parašyti šituo numeriu, jei tinka?“)
Tikitės skubaus atsakymo
Jeigu jūs pats į siunčiamus pranešimus ir žinutes reaguojate operatyviai, žinokite, kad šitaip daro ne visi, nes, tiesą sakant, neprivalo. Jei žūtbūt norite sulaukti skubaus atsakymo, galbūt verčiau paskambinkite arba nusiųskite elektroninį laišką su prierašu „Skubiai“ temos eilutėje. Kad nekiltų nesusipratimų, žinutėmis su skubiais prašymais geriau nesikreipkite: laukiant, kol kolega atsiųs atsakymą, gali sueiti kokios nors užduotis vykdymo terminas. Be to, jei manote, kad susirašinėjimas gali užsitęsti, bendraukite elektroniniu paštu.
Naudojate per daug jaustukų
Jaustukai pagyvina bet kokį pokalbį, tačiau dalykinėje komunikacijoje jais piktnaudžiauti nederėtų, ypač jei susirašinėjate su kolega, kurio artimai nepažįstate. Besišypsančiais veidukais perkrautos žinutės gali pakenkti jūsų, kaip profesionalo, daromam įspūdžiui, todėl verčiau nerizikuokite ir jų atsisakykite.
Nesivarginate ištaisyti akivaizdžių gramatikos ir rašybos klaidų
Nors žinutėms nekeliami tokie griežti reikalavimai kaip popieriniams laiškams arba oficialioms elektroninėms ataskaitoms, jos neturėtų virsti per neatidumą daromų klaidų rinkiniais. Žinutės, kuriose privelta klaidų (nesvarbu, kokio rimtumo jos būtų), gali duoti pagrindo įtarti, kad siuntėjas nesugeba konstruktyviai komunikuoti, nėra dėmesingas ir t. t. Jei nenorite, kad kolega susidarytų apie jus klaidingą nuomonę, prieš siųsdami žinutę, perskaitykite, ką parašėte, o jei įveltą klaidą pastebėsite po laiko, nusiųskite papildomą žvaigždute paženklintą žinutę su, tarkim, taisyklingai parašytu žodžiu.
Žinutes siunčiate netinkamu metu
Bendravimas žinutėmis dažnai vertinamas kaip labiau privatus nei, tarkim, elektroniniais laiškais. Nepaisant to, kolegoms žinutes geriau rašyti įprastomis darbo valandomis (nuo 8.00 iki 19.00 val.). Jei būtina ką nors pranešti jau pasibaigus darbo dienai, pirmiausia turite paaiškinti, kodėl privalote rašyti tučtuojau, užuot palaukę ryto.
Siunčiate labai ilgas žinutes
Kuo patogus bendravimas žinutėmis? Visų pirma, žinutės yra trumpos, ir šią savybę daug kas laiko akivaizdžiu pranašumu. Jei pranešimą, kurį norite perduoti, sudaro daugiau nei keli sakiniai, geriau rašyti elektroninį laišką. Skaityti ilgiausią tekstą telefono ekrane labai nepatogu. Iš karto gautą didelį kiekį informacijos labai sunku suprasti. Be to, kam varginti kolegą įpareigojant atsakyti į ypač ilgą žinutę?
Dalijatės slapta, konfidencialia informacija
Dalykiniam susirašinėjimui, nesvarbu, kokia forma jis vyktų, taikytini tam tikri apribojimai. Privalote atminti, kad susirašinėjant su kolega negalima dalytis jokia slapta informacija – neliesti konfidencialių dalykinių temų ir neatskleidinėti asmeninių paslapčių. Žinutėmis negalima aptarinėti nei darbuotojų atlyginimų, nei sutarčių su klientais kainų, nei kitų panašių klausimų, kurie paprastai laikomi konfidencialiais. Rašyti kolegai apie asmeninius dalykus – taip pat nedovanotina klaida: juk niekada nežinote, kas gali perskaityti pranešimą ir kam gali būti nusiųsta jo kopija.
