Biuras, kuris tarnautų ir 2028 metais
„Naujo biuro poreikį įsivardinome tuomet, kai suvokėme, kokią didelę įtaką erdvė daro joje dirbantiems žmonėms. Supratome, kad dabartinės patalpos prasilenkia su mūsų kuriama organizacine kultūra ir neatitinka mūsų darbo principų“, – sako „Sorainen“ vadovaujantis partneris, advokatas Tomas Kontautas.
Jis patikslina, kad dabartinis biuras išsidėstęs per du aukštus, o juose dirbantys žmonės retai susitinka. Be to, labai trūksta bendradarbiavimo ar alternatyvių darbo erdvių, kurios leistų darbuotojams turėti daugiau mobilumo.
Galiausiai, kabinetų išdėstymas neatitinka specializuotų augančių komandų poreikių – Vilniaus biure darbuojasi per 110 žmonių, kai realus poreikis 2019 metams yra 130 darbo vietų.
Įmonės vadovai nusprendė taikyti holistinį požiūrį, paremtą principu, kad erdvės dizainas turi palaikyti ir skatinti organizacinę kultūrą. „Norėjome, kad naujasis biuras, kuriame jau netrukus įsikursime, funkcionuotų kaip integruota mūsų organizacinės kultūros dalis, kaip tam tikras komandos „pratęsimas“ erdvėje. Labai aiškiai įsivardijome viziją – pirmiausiai mes keičiame architektūrą, o tuomet architektūra keičia mus“, – sako T. Kontautas.
Advokatų kontora jau nuo pat pradžių į šį projektą žvelgė iš ilgalaikės perspektyvos – užsibrėžė tikslą sukurti biurą, kuris neprarastų aktualumo ir 2028 metais. Tai didžiulė atsakomybė, paskatinusi pirmiausiai rasti atsakymus į du klausimus – kokio pokyčio organizacija nori ir kokią vidinę kultūrą siekia sukurti.
Poreikius įvardijo administracija ir darbuotojai
Ieškodama atsakymų į šiuos klausimus, organizacija ėjo dviem keliais. Pirma, grynino siekiamą pokytį iniciatyvinėje komandoje. Antra, ryžosi ilgoms ir nuoseklioms diskusijoms su darbuotojais, kurie galėjo išsakyti savo asmeninį poreikį ir grįžtamąjį ryšį.
Iniciatyvinė komanda padarė savo įdirbį, suformavusi penkis pagrindinius biuro patalpų prioritetinius kriterijus: biuras kaip puiki vieta darbui, skatinanti bendravimą, išnaudojanti inovatyvias technologijas, turinti lanksčią ir organišką erdvę, atitinkanti pagrindines įmonės vertybes.
Visi darbuotojai buvo pakviesti nuomonę pareikšti ne klausimynuose, bet diskusijose. Jos vyko mažose grupelėse ginčo ir sutarimo būdu. Darbuotojai diskutavo apie organizacinę kultūrą, darbo būdus, poreikius, biurui keliamus reikalavimus ir rinko grįžtamąjį ryšį apie dabartinį biurą. Apibendrintos išvados buvo pateiktos kaip užduotis architektams.
„Nors tai reikalauja investicijų, po truputį įsitvirtina supratimas, kad, jei darbuotojai jausis patogiai ir turės sąlygas efektyviau išnaudoti savo laiką, tai teigiamai atsiliepia darbuotojų motyvacijai, įsitraukimui ir įmonės rezultatams. Be to, atsižvelgiama į tai, kad įmonės biuras ir jo erdvės atlieka ir reprezentacinę, įmonės vertybės komunikuojančią funkciją ir net gali daryti įtaką renkantis darbo vietą“, – apie organizacijos gebėjimą atsižvelgti į darbuotojų poreikius sako statybų ir darnios NT plėtros bendrovės „YIT Kausta“ vadovas Kęstutis Vanagas.
Ne pageidavimų koncertas, o kompromisas
Jam antrina ir verslo konsultantas Mindaugas Bučiūnas, padedantis naujas patalpas kuriančioms organizacijoms rasti geriausią sprendimą. „Organizacijos neretai baiminasi klausti darbuotojų nuomonės, nes žino, kad išgirs poreikių ir pageidavimų chorą, į kurį negalės tinkamai atreaguoti. Todėl labai svarbu nuo pirmos minutės apibrėžti abipusio dialogo ribas ir lūkesčius. Abi pusės turi suprasti, kad susirenkame optimalaus kompromiso paieškoms, o ne pageidavimų įmantrumo demonstravimui. Diskusijos balansą pavyksta išlaikyti tuomet, kai organizacija atvirai komunikuoja savo interesus ir tuo pačiu metodiškai formuluoja klausimus savo darbuotojams”, – savo patirtimi dalijasi M. Bučiūnas.
Pasak jo, darbuotojas į biurą ateina produktyviai dirbti ir tobulėti, nori pasiekti savo tikslus, ir diena, praleista prie stalo futbolo ar prie žaidimų konsolės, nebūtinai jį priartins prie asmeninio tikslo. Todėl diskusijoje su darbuotojais svarbiausia kelti klausimą, kokiame biure jie pasieks daugiau asmeninių tikslų ir tuo sukurs daugiau galimybių saviraiškai laisvalaikiu, šeimai ir asmeniniam gyvenimui. Pasvarsčius rimčiau prioritetu tampa: tylus kabinetas, geras apšvietimas ir funkcionalios bendravimo erdvės, netrukdančios susikaupusiems. M. Bučiūnas priduria, juk asmeniniams tikslams bus geriau, jei per darbo dieną pavyks atlikti daugiau darbo patiriant mažiau nuovargio ir streso.
Kaip sako T. Kontautas, dėl to naujasis „Sorainen“ biuras kuriamas taip, kad biuras būtų funkcionalus, patogus, orientuotas į pagarbą darbuotojui, susikaupimui ir bendradarbiavimui palankias sąlygas.
Ne tik diskutuoti, bet iš tikrųjų išgirsti
Vis tik kelias link darbuotojų išsvajoto biuro nėra toks lengvas. Įmonės vadovaujantis partneris pasakoja, jog nepaisant to, kad architektų pasiūlytas sprendimas teoriškai atitiko visus kontoros komandos išsakytus poreikius, jis sulaukė nevienareikšmio įvertinimo.
„Dėl įvairių priežasčių jis daug kam pasirodė netinkamas ar ne visiškai patenkinantis lūkesčius. Pagrindinis išsakytas momentas – bendradarbiavimo zonos turi būti kuo įvairesnės. Tačiau po diskusijų paaiškėjo, kad kiekvienam teisininkui svarbu turėti ramią individualaus darbo vietą, kurioje jis galėtų pabaigti tobulinti savo indėlį į komandinio darbo rezultatą. Išklausę nusprendėme grįžti prie diskusijų ir tęsti geriausio sprendimo paieškas. Viena yra diskutuoti, o visai kas kita – įsiklausyti ir išgirsti“, – sako T. Kontautas. Jis papildo, kad dirbdami prie tokio ilgalaikio projekto negalėjo sau leisti palikti pusiau išspręstų klausimų ir pusiau patenkintos komandos, net jei tam reikėjo papildomų finansinių ir laiko išteklių.
Naujame diskusijų raunde paaiškėjo, kad esminius darbuotojų poreikius patenkino antrasis architektų pasiūlytas darbo vietų išdėstymas – dinamiškesnis, geriau atskiriantis erdves bendravimui, ir sudarantis galimybės ramiam individualiam bei komandiniam darbui. Tad iki entuziastingo darbuotojų pritarimo reikėjo praeiti du atvirus diskusijų etapus.
Labiausiai darbuotojams reikia pagarbos
M. Bučiūnas aiškina, kad apibendrinant darbuotojų pageidavimus, iškyla žodis pagarba. „Darbuotojai nori jausti, kad darbdavys vertina jų skiriamą laiką ir kuria sveiką, patrauklią aplinką, ir tuo demonstruoja pagarbą darbuotojui. Tokia aplinka – patraukli vieta dirbti“, – sako verslo konsultantas.
Po svarstymų prioritetiniais dalykais tapo: darbo vietos ergonomika, tyli aplinka, sveikas patalpų oras, pvz., oro drėkinimo lygis, skirtingų erdvių bendradarbiavimui pasiekiamumas. Po šių poreikių paviršiumi slepiasi tikrieji motyvai – tyla susikaupimui, privatumas, emocinio saugumo darbe jausmas. Pastarąjį kuria iš pirmo žvilgsnio paprastos detalės – praktiniai kasdienę buitį lengvinantys dalykai: daiktadėžės, virtuvėlės, skanios kavos ir arbatos pasiūla bei mobilumas: galimybė pakeisti aplinką, galimybė kontroliuoti trukdžius (sutartiniu ženklu įspėjus, kad nenori būti trukdomas). Tokiems dalykams reikia parengti ne tik tinkamą aukšto planą, bet ir pagalvoti apie naujas darbo taisykles ir elgesio normas, kurias verta diegti naujame biure. Juk pirmiausia mes keičiame architektūrą, o tuomet architektūra keičia mus.
