Kovo viduryje Madride turėjo įvykti „Promax Europe“ konferencija. Tačiau kaip tik tuo metu Ispanija užvėrė visas sienas. Daugėjant koronaviruso atvejų, kasmetinė pramogų ir rinkodaros konferencija buvo atidėta, rašo bbc.com. Joje turėjo būti 500 dalyvių, buvo užsakyta 300 viešbučio kambarių, o konferencijos kaina siekė 442 tūkst. eurų. Atidėjimas reiškė, kad „visi bilietai, visi pirkiniai, visi pranešėjai ir visi gamybos įsipareigojimai buvo atidėti neribotam laikui ir nežinant, kas bus daroma toliau – tam tikra prasme nugrūsti į saugyklą“, – sako konferencijos vadovas Lesteris Mordue.

Dabar, nepaisant organizatorių vilčių dar šiemet atnaujinti veiklą, nutarta, kad „Promax“ 2020-aisiais nevyks – bent jau ne taip, kaip būdavo įprasta. Tai tėra tik vienas pavyzdys, kokia milžiniška pauzė ištiko pasaulinių konferencijų sritį mėginant atsigauti po COVID-19.

Kaip pastebi bbc.com., konferencijos, kuriose dalyviai paprastai susirenka viešbučiuose ar renginiams skirtose patalpose, apima daugybę artimų kontaktų: dalyviai drauge sėdi, dalyvauja furšetuose, kalbasi neišlaikydami tarpusavio atstumo. Į daugumą konferencijų atskrenda šimtai dalyvių iš viso pasaulio. COVID-19 eroje tokio pobūdžio renginiai yra pati palankiausia terpė virusui plisti: vasarį Edinburge surengta konferencija baigėsi tuo, kad 25 jos dalyviai užsikrėtė koronavirusu, o vienas iš jų vėliau paskleidė užkratą vaiko gimtadienio šventėje.

„Daugybė žmonių susiburia draugėn, socialiniai barjerai ir normos tampa laisvesni, žmonės leidžia laiką kartu, o tai sukelia didesnę riziką, kad konferencija taps viruso platinimo renginiu. Konferencijos neabejotinai atitinka tokių renginių kriterijus“, – aiškina Rytų Anglijos universiteto medicinos profesorius Paulas Hunteris.

Šiuo metu rengti dideles konferencijas yra beveik neįmanoma – tiek logistine prasme, tiek dėl kelionių ribojimų, tiek dėl visuomenės sveikatos klausimų. Visgi jos kažkokiu būdu vykti turės – juk 1,1 trilijono dolerių vertės pasaulinė industrija reiškia ir tūkstančius darbo vietų. Tad kaip ši industrija prisitaikys prie iš esmės pasikeitusio pasaulio?

Perėjimas prie skaitmeninio formato

Dalį savo konferencijos, įskaitant ir kai kurių pagrindinių pranešėjų kalbas, „Promax“ surengė internetu – su auditorija buvo bendraujama pasitelkiant programą „Zoom“. Taip pasielgė ne tik šios konferencijos organizatoriai: konferencijos, kaip ir dauguma verslo elementų, taip pat persikėlė į vaizdo pokalbių ekranus.

Apie „internetines konferencijas visi kalbėjo“ dar iki koronaviruso, tačiau mažai kam rūpėjo išnaudoti tokią galimybę, aiškina Mandy Jennings iš Češyre įsikūrusios renginių organizavimo kompanijos „Paje Consulting“. „Mes buvome tokioje situacijoje, kai tiesiog darydavome tai, prie ko esame pratę. Tačiau dabartinė padėtis privertė visus susimąstyti, o kompanijoms teko suvokti, kad kai kurie dalykai gali vykti virtualiame pasaulyje – nereikia žmonių siųsti traukiniais ar lėktuvais į kitą pasaulio kraštą“, – sako M. Jennings.

Dalyvavimas internetiniuose renginiuose, pakeitusiuose „Promax“ konferenciją, buvo „paskatinantis“, teigia L. Mordue. Kai kurie renginiai susilaukė tiek pat dalyvių kaip ir įprastinė konferencija. Dalyviai galėjo pasikeisti savo bilietus ir rinktis: sudalyvauti virtualiame renginyje arba fiziniame renginyje 2021-aisiais. „Promax“ organizatoriai pasakoja planuojantys koreguoti būsimų internetinių konferencijų kainą, kad suteiktų galimybę žmonėms pasirinkti norimo tipo renginį už sąžiningą jų atžvilgiu kainą. Kol kas atsiliepimai buvo teigiami – daugelis džiaugėsi galimybe sudalyvauti įvairiuose skaitmeniniuose renginiuose, sako L. Mordue.

Tačiau organizatoriai pripažįsta, kad skaitmeniniai renginiai daugeliu atžvilgiu tėra blanki įprastinių konferencijų imitacija. „Sąmoningas mūsų sprendimas nemėginti atkartoti konferencijos patyrimo reiškia pripažinimą, jog konferencijos, kuriose dalyvaujama fiziškai, suteikia tam tikrų juntamų privalumų“, – neabejoja L. Mordue. Verslo atstovai skiria lėšų, kad išsiųstų darbuotojus į konferencijas, nes jose atsiveria ryšių užmezgimo galimybės, galima sudalyvauti užkulisiuose netyčia užsimezgančiose diskusijose.

„Visi mes puikiai žinome, kad bendravimas, pažinčių užmezgimas ir kontaktų tinklo plėtra yra svarbi konferencijų dalis. Galimybė pabendrauti su pranešėjais ar savo bendruomenės atstovais, išdėstyti idėjas ir pasisemti įkvėpimo – štai kas yra konferencijų patyrimas“, – dėsto L. Mordue. Nors organizatoriai internetiniuose renginiuose stengiasi kaip įmanoma labiau atkartoti konferencijų atmosferą, tą neapčiuopiamą elementą, kai jautiesi esąs tarp bendraminčių ir kupinas energijos bei idėjų, žymiai sudėtingiau perteikti, kai žmonės fiziškai drauge nesusirenka.

„Skaitmeninių konferencijų atveju tiesiog laikomasi darbotvarkės. Viskas vyksta trumpiau, galimybės pabendrauti asmeniškai nebelieka“, – pastebi M. Jennings.

Pasikeitusi ateitis

Nepaisant galimų saugumo problemų, kai kurios konferencijos pamažu sugrįžta. Jungtinėje Karalystėje vyriausybė paskelbė, kad nuo spalio 1 d. galima pradėti rengti konferencijas. Taip nutiko po plačios lobistinės konferencijų industrijos veiklos – buvo įspėta, kad pavojuje atsidūrė 30 tūkst. darbo vietų.

Jungtinės Karalystės ekonomikai konferencijos reiškia 11 mlrd. svarų (apie 11,94 mlrd. eurų), teigia Rachel Parker, Renginių vietų asociacijos, Jungtinės Karalystės industrijos institucijos, vadovė. Pasak jos, nuo 50 iki 90 proc. Jungtinės Karalystės renginių organizavimo ir rengimo vietų industrijos darbuotojų buvo išleisti nemokamų atostogų, o Jungtinės Karalystės vyriausybės paramai baigiantis, nemažą dalį jų pradėta atleidinėti. „Nors jau gavome žalią šviesą veikti, šį ketvirtį pardavimai sieks tik nuo 15 iki 25 proc., tad mums reikia papildomų [finansinių] priemonių, kurias turėtų suteikti vyriausybė“, – aiškina R. Parker.

Panašu, kad pagaliau sugrįžusios konferencijos, kuriose dalyvaujama fiziškai, atrodys visiškai kitaip. „Organizatoriai turės atsižvelgti į techninius iššūkius“, – neabejoja R. Parker. Pavyzdžiui, daugumai virusologų visas kūnas nueitų pagaugais vien pagalvojus apie tai, kad atėjus klausimų ir atsakymų sesijos metui pranešėjai ir klausytojai vieni kitiems perdavinėtų tą patį mikrofoną. Todėl organizatoriai žvalgosi į kryptinius mikrofonus, pakabinamus virš dalyvių galvų, arba tokių sistemų kaip „Sli.do“, kurios leidžia dalyviams pateikti klausimus internetinėje pokalbių sistemoje, pasitelkimą. Renginių organizavimas vakarais, kai paprastai vyksta didžioji dalis bendravimo ir kontaktų mezgimo, atrodo tikras iššūkis, turint omenyje, kad dauguma šalių ir toliau reguliuoja didelio masto renginius ir susitikimus.

R. Parker vadovaujama institucija taip pat siūlo tokias viruso plitimą mažinančias priemones kaip baldų išstumdymas, popierinių programų ir įvairių skrajučių pakeitimas skaitmeninėmis bei konferencijų dalyvių tankumo stebėjimas. „Prie įėjimų gali tekti įrengti šviesoforų sistemą. Tačiau mes viliamės, kad visų šių dalykų neprireiks“, – sako R. Parker. Žmones galima būtų maitinti ne bufeto principu, o patiekti atskiras pietų dėžutes. Bendravimo ir pažinčių mezgimo etapo metu žmonėms būtų galima suteikti daugiau erdvės, kad būtų įmanoma išlaikyti socialinį atstumą. Kaukės, laikantis daugumoje valstybių renginiams patalpose taikomų reikalavimų, būtų privalomos.

Baimės veiksnys?

Valstybėms tebekovojant su Covid-19, konferencijos turėtų būti vienas iš sėkmingiausiai veiklą atnaujinančių sektorių, tvirtina R. Parker. Ji teigia: „Mes žinome, kas lankosi renginiuose. Gali pasitaikyti vienas kitas priklydėlis, tačiau 99,9 proc. į mūsų konferencijas atvykstančių žmonių registruojasi iš anksto. Problemų dėl kontaktų susekimo nėra“.

Visgi Linda Bauld, Edinburgo universiteto visuomenės sveikatos profesorė, situaciją vertina atsargiau. „Vienas iš pagrindinių konferencijų privalumų yra didelio skaičiaus žmonių susitikimas patalpoje vykstančiame renginyje – būtent to šiuo metu mes ir nenorime daryti“, – sako profesorė.

„Manau, Jungtinėje Karalystėje galėtų būti organizuojama nacionalinė konferencija, kurioje pavyktų išlaikyti socialinį atstumą – juk viešbučiai taip pat atsidaro. Tačiau tarptautinės konferencijos šiemet atrodo bloga mintis – jų reikia vengti“, – neabejoja L. Bauld. Profesorė atkreipia dėmesį ne tik į faktą, kad atvykėliai iš daugybės šalių kels didesnę užkrato plitimo riziką, bet ir į tai, jog pati kelionių lėktuvais ir taksi rizika, panašu, gali atbaidyti didelių tarptautinių renginių organizatorius ir dalyvius.

Foto: Gamintojo archyvas

Medicinos profesorius P. Hunteris yra įsitikinęs, kad vakcinos atsiradimas, o ne veiksminga kontaktų susekimo sistema atvers kelią daugeliui konferencijų. „Aš spėju, jog kai kurie žmonės, deja, neįveiks psichologinės baimės, nors visgi dauguma mūsų turėtų. Atsiradus veiksmingai vakcinai, jeigu tokia būtų sukurta ir prieinama kitų metų pradžioje, rizika ir nerimas dėl nežinomybės būtų žymiai mažesni“, – teigia medicinos profesorius.

Konferencijų industrijai besiaiškinant tolesnius žingsnius – turint vakciną ar be jos – pats P. Hunteris trokšta, kad šie renginiai sugrįžtų. „Vienas iš konferencijų privalumų, ypač mokslinei bendruomenei, yra galimybė asmeniškai susitikti su žmonėmis, kurių paprastai nesutiktumei, ir rengti planus drauge užsiimti nauja moksline veikla bei projektais. Tai labai svarbus mokslo vystymo aspektas“, – aiškina profesorius.

Nors konferencijų organizatoriai ir renginių specialistai neabejoja, kad likusią 2020-ųjų dalį skaitmeninės konferencijos visiškai užgoš fizines, o liepą Profesinių konferencijų valdymo asociacijos (PCMA) atliktos apklausos respondentai teigė, jog koronavirusas turės didžiulę įtaką jų industrijai, jie nėra tokie tikri, kad skaitmeninės konferencijos turės ryškų poveikį 2021 m.

„Tunelio gale jau pradeda mirgėti šiokia tokia švieselė. Tačiau kol kas mus gelbsti senas geras internetas“, – apibendrina L. Mordue.