Idėjų gamyba
Sistemingai mąstant ir žinant idėjų generavimo metodiką, idėjų galima pasigaminti ir savo įmonėje. Idėjų gamybos koncepcija yra paremta šveicarų kompanijos „Brainstore“ patirtimi. Šveicarijoje, Bielo mieste, įsikūręs idėjų fabrikas, gaminantis idėjas, kurios parduodamos greta esančioje parduotuvėje ,,Brainstore“ (liet. Smegenų parduotuvė). Idėjų fabrikas turi visus tikro fabriko elementus – čia gali stebėti, kaip idėja pereina visus industrinio proceso etapus.
Procesas prasideda Kūrybos laboratorijoje, erdviame kambaryje, pilname kūrybos priemonių – nuo klijų, kreidelių, kaspinų iki akvariumo su piranijomis ar vonios. Tada idėjos kondensuojamos (ekspertai atrenka geriausias), išbandomos (sukuriami prototipai) ir pabaigiamos (sukuriama pozicionavimo strategija ir reklamos kampanija). Tokias idėjas vietoj laikrodžių ,,Rolex“ ar ,,Swatch“ galima įsigyti greta esančioje idėjų parduotuvėje.
Parduotuvė visiškai nesiskiria nuo tradicinės – ketvirtis valandos ir išeini, turėdamas idėją įmonės vakarėliui, žinodamas, kaip originaliai papuošti biurą Valentino dienos proga ar kaip vadovui susirasti gyvenimo draugę. Žinoma, projektų stambioms įmonėms per penkiolika minučių neįgyvendinsi, prireikia ir gero mėnesio ar kelių. Šveicarų idėjų fabriko klientai – stambiausios užsienio kompanijos BMW, „Rolex“, „Swisscom“, „Novartis“, „Nestle“, „Tetrapak“ ir kt. tik parodo, kad tokia pramoninė idėjų gamyba išties veikia ir gali duoti pelno. Tad kodėl idėjų gamybos susirinkimo negalėtų inicijuoti įmonės administratorė? Netrukus ir panagrinėsime, kaip įmonėje patiems pasigaminti idėjų.
Surenkime idėjų generavimo sesiją
Pirmiausia prieš administratorei rengiant idėjų generavimo sesiją, reikėtų dar kartą pagalvoti, ar tokia sesija išvis reikalinga. Žinoma, šiuo būdu randama daug sprendimų ir naujų idėjų, tačiau šis metodas visiškai netinka analizei ar sprendimų įgyvendinimui. Kaip patikrinti, ar tikrai verta sušaukti kolegas ir bendrai generuoti idėjas? Tokia sesija tinkama susidūrus su konkrečia problema ir ieškant įvairių kūrybiškų jos sprendimo būdų, pavyzdžiui, kaip pasveikinti klientus su šventėmis, kokia galėtų būti įmonės reklama, šūkis, naujas produktas ir kt.
Taip pat reikėtų įvertinti, ar sugaištamas laikas ir kaštai nebus per dideli – galbūt problemą spręsti galima jau žinomu būdu. Idėjų generavimas visiškai netinkamas ir jei norima iš keleto variantų pasirinkti optimalų, tokiu atveju taikytina analizė. Taip pat neverta gaišti savo ir kitų laiko, jei susidaromas bet koks išankstinis požiūris į tam tikrus asmenis ar jų idėjas, užkertamas kelias saviraiškos laisvei. Sakoma, kad 99 proc. gerų idėjų atmetama iš karto. O idėjų generavimo seminaras kaip tik ir padeda to išvengti.
Visiškai įsitikinus, kad idėjų generavimo sesija gali duoti įmonei naudos, administratorei užsidega žalia šviesa imtis veiksmų. Pirmiausia – įvertinti savo galimybes ir visus pasiruošimo veiksnius, nes vis dėlto idėjų generavimo procesą nėra paprasta moderuoti ir jis reikalauja tam tikrų žinių, gebėjimų bei išankstinio pasiruošimo. Optimaliu atveju moderatore tampa pati administratorė. Pagrindiniai moderatoriaus uždaviniai – pradėti sesiją, sekti laiką, užtikrinti, kad būtų laikomasi taisyklų. Ir procesas vyks sklandžiai – visi dalyviai jausis patogiai ir įsitrauks į bendrą idėjų generavimą.
Įvertinus galimybes, atsižvelgus į problemą ir ieškomo sprendimo pobūdį, metas nuspręsti, kas turėtų dalyvauti: skyriaus, padalinio ar visos įmonės darbuotojai. Žinoma, dalyvių pasirinkimas priklauso nuo to, kokio sprendimo tikimasi ir kokia tokios idėjų generavimo sesijos reikšmė įmonės veiklai.
Jei svarstoma, kaip sukurti kuo palankesnį įmonės įvaizdį ir tuo pat metu pasveikinti kitų įmonių vadovus su šventėmis, suorganizuoti furšetą, šventinę programą, išrinkti viešbutį ar pan., ir ieškoma kuo įvairesnių sprendimų, logiška pasikviesti ir dizaino specialistų. Neretai konsultuojamasi net su klientais ar specializuotomis įmonėmis – jie geriau žino, ko reikia kompanijai. Reikėtų atsižvelgti ir į optimalų dalyvių skaičių: paprastai dalyvauja 4–15 žmonių. Daugiau žmonių – daugiau įvairių idėjų, tačiau ir mažiau laiko kiekvieno pasisakymui.
Aplinkos ir darbo priemonių paruošimas
Taigi aiškiai suformulavus problemą, kuriai sprendimų bus ieškoma sesijos metu, nusprendus imtis iniciatyvos ir apsisprendus dėl dalyvių, ateina laikas atlikti paruošiamuosius darbus. Nesvarbu, ar pokalbį moderuoja administratorė, ar kitas darbuotojas, žinodama, kaip teisingai paruošti patalpas idėjų generavimui ir diskusijoms, administratorė gali tokią idėjų generavimo sesiją paversti daug efektyvesne.
Idėjų generavimui skirtos salės parinkimas pirmiausia priklauso nuo žmonių skaičiaus ir turimų galimybių. Svarbiausia, kad žmonės sėdėtų taip, jog visi jaustųsi lygūs ir turintys vienodą teisę pasisakyti. Moderatorius tik pradeda idėjų generavimą ir seka jo eigą, tačiau generuojant idėjas gali ir dalyvauti lygiomis teisėmis su kitais nariais. Tam geriausia susėsti ratu.
Idealus variantas – įmonės pasitarimų kambarys su apskritu stalu. Jei tokio nėra, nesunku stalus sustatyti ratu ar bent jau U forma. Žmonės turėtų sėdėti ne per daug nutolę vienas nuo kito, kad kiekvienas jaustųsi grupės, bendro proceso dalimi. Administratorė taip pat privalo pasirūpinti, kad kiekvienas dalyvis turėtų užrašų knygelę ar lapą popieriaus ir rašiklį visoms kilusioms idėjoms užsirašyti. Jei grupė maža, tinka ir didelis lapas, patiestas per visą stalą taip, kad kiekvienas galėtų užsirašyti.
Svarbu nepamiršti, kad šiuo atveju įvairių priemonių (bloknotų, rašiklių ir kt.) kaina tikrai maža, palyginus su geros idėjos verte. Taip pat reikėtų stendo ar bent didelio lapo popieriaus visų išsakomoms idėjoms užrašyti, kad kiekvienas dalyvis bet kuriuo metu galėtų užmesti akį ir pasisemti naujų minčių. Sudėtingesniu atveju, jei norima rodyti tam tikrą įžanginę medžiagą, gali prireikti kompiuterio ir (ar) projektoriaus.
Nuo administratorės požiūrio ir rodomo dėmesio net smulkmenoms daug priklauso viso susirinkimo sėkmė.
Tokie nedideli dalykai kaip vandens ar kitų gaiviųjų gėrimų buteliukai ant kiekvieno stalo ar sustatyti kitame kambaryje, kad dalyviai galėtų atsigaivinti pertraukėlės metu, taip pat padeda idėjų generavimą padaryti daug efektyvesnį. Svarbi net gėlių kompozicija, pastatyta stalo viduryje. Administratorei pasirūpinus tokiu tinkamu akcentu idėjas generuojantys dalyviai mažiau blaškytųsi, lengviau sutelktų dėmesį į vieną tašką, išsakydami idėją galėtų nežiūrėti vienas kitam tiesiai į akis, kas kartais gali varginti ar būti nemalonu.
Dalyvių kvietimas
Parengus patalpas, belieka pranešti kviečiamiems dalyviams laiką, vietą ir būtinai planuojamą idėjų generavimo susirinkimo trukmę. Drauge, žinoma, pranešti ir susirinkimo temą bei detalų planą ir aprašą (angl.k. – brief), taupant laiką suteikiantį problemai spręsti būtiną informaciją – pavyzdžiui, finansinius, žmogiškuosius išteklius, reikalingus problemos sprendimui, ankstesnius sprendimus tuo klausimu ir pan. Gali būti pateikiamos ir nuorodos, suteikiančios papildomos medžiagos nagrinėjamiems klausimams.
Jei dalyviai gali nežinoti idėjų generavimo metodo, tai vertėtų jį trumpai pristatyti. Svarbu potencialių dalyvių paprašyti tiksliai atsakyti, ar galės dalyvauti, ar ne. Žinoma, reikėtų paminėti, kad kiekvieno kviečiamojo dalyvavimas labai svarbus. Jei dauguma dalyvių vis dėlto negalėtų dalyvauti, naudinga iš anksto numatyti kitą galimą laiką ar leisti patiems pasirinkti patogesnį iš kelių pasiūlytų.
Taigi nusprendę, kad susirinkimo tikrai reikia, sukvietėme dalyvius, parinkome patalpas ir įrangą, tad galime ir pradėti renginį, bet prieš tai pasitikslinkime, ar gerai žinome ,,žaidimo taisykles“.
Kaip gauti gerų idėjų
Kiekvienas idėjų gamybos procesas susideda iš trijų pagrindinių dalių, kurių vykdymą būtina griežtai atskirti: idėjų generavimo, kondensavimo ir sprendimo priėmimo. Nors visi idėjų gamybos principai panašūs, šiuo atveju daugiausia remsimės šveicarų kompanijos „Brainstore“, pramoniniu būdu gaminančios idėjas, patirtimi. Taigi su anksčiau atvykusia administratore, jau paruošusia posėdžių salę, su šypsena pasveikinusia ir (jei reikia) supažindinusia dalyvius tuojau įžengsime į idėjų generavimo etapą.
,,Prigalvokite daug idėjų“ (generuojant idėjas svarbiausia jų surinkti kuo daugiau). Originalią ir tikrai gerą idėją sugalvoti gana sunku. Pirmos sugalvotos idėjos paprastai būna standartinės, o iš tiesų naujos beveik visada gimsta peržengus 25 idėjų ribą. Štai puikus eksperimentas, kurį administratorė gali atlikti prieš idėjų gamybos sesiją: surinkime grupę žmonių ir duokime kiekvienam grupės nariui tą pačią užduotį sugalvoti 10 idėjų, kaip panaudoti paprasčiausią plytą. Garsiai perskaitę visų idėjas pastebėsime, kad absoliuti dauguma idėjų kartojasi.
Žmonės linkę galvoti panašiai – šabloniškai, remdamiesi žinomais faktais, turima informacija, sukaupta patirtimi. Pastebėta, kad sugalvojus krūvą idėjų, pirmas dvidešimt galima paprasčiausiai išbraukti, nes jos būna tradicinės ir nelabai įdomios. Tradicinės idėjos gali būti naudingos tik jungiant jas su naujomis, taip jos įgauna naują formą. Geriausios idėjos paprastai būna tarp 27-osios ir 30-osios.
Tačiau sesijos moderatorius turėtų prisiminti, kad dažniausiai prieš gimstant geriausioms idėjoms grupę aplanko ,,užtemimas“ – momentas, kai atrodo, kad daugiau idėjų nebus, ir norisi viską mesti. Tokiu metu baigiasi sukaupta informacija ir patirtis, iki šiol naudota klausimo sprendimui, ir įvyksta lūžis, kai pradedama galvoti kūrybiškai, siūlyti netikėtas sąsajas ir tikrai originalius sprendimus. Taigi labai svarbu, kad administratorė atkreiptų dėmesį į šį momentą ir skatintų dalyvius išsakyti bet kokias į galvą šaunančias idėjas, geriausia pati rodydama pavyzdį.
Proto šturmas
Idėjoms generuoti naudojami įvairūs būdai. Svarbiausia generuojant idėjas ieškoti kuo daugiau naujų sprendimų, o ne pasitikėti jau žinomais. Ko gero, populiariausias ir paprasčiausias – proto šturmo metodas. Tai labai paprastas, tačiau itin patikimas ir naudingas būdas, kai naudojamas tinkamai. Per proto šturmą išsakomos visos gimstančios idėjos, net ir tos, kurios iš pirmo žvilgsnio atrodo absurdiškiausios.
Moderatoriui ir visiems dalyviams svarbu nepamiršti, kad būtina atsiriboti nuo bet kokio idėjų vertinimo, išvengti bet kokios kritikos ar komplimentų – ieškoma ne galutinės idėjos, o netikėtų sąsajų, požiūrių kitu kampu. Svarbiausia proto šturmo metu – spontaniškumas, todėl galvojimo laikas turi būti maksimaliai apribotas, kad nebeliktų laiko vertinti kiekvieną savo mintį. Blogų idėjų šiame etape tiesiog nėra. Keisčiausia ar absurdiškiausia idėja vėliau gali tapti sprendimu arba įkvėpti kitą idėją.
Pasak vieno iš šveicarų idėjų fabriko ir idėjų parduotuvės įkūrėjų 33 metų Marko Mettlerio, ,,puikios idėjos gimsta iš pačių absurdiškiausių minčių. Jei rimtai ketini būti kūrybingas, tiesiog išduok sau licenciją galvoti žaismingai“.
Patobulinti idėją gerokai lengviau, nei sugalvoti naują, todėl svarbu kiekybė, o ne kokybė. Kuo daugiau idėjų, kurios rašomos ant lentos, didelio lapo ar rodomos projektoriuje – tuo didesnė tikimybė vėliau tarp jų rasti sprendimą.
Taip pat patartina kiekvieną užduotį išskaidyti į smulkesnius klausimus. Pavyzdžiui, kuriant verslo dovaną, kyla klausimas: ,,ką mūsų įmonė galėtų padovanoti klientams?“ Tačiau tai per daug abstraktu. Geriau klausti: „ką norėtumėte gauti dovanų?“, „kokio daikto trūksta ant mano darbo stalo?“, „kokie daiktai asocijuojasi su mūsų įmone?“ ir pan. Tokiu būdu dalyviams geriau seksis reikšti mintis, generuojamos idėjos nebus kompleksiškai sudėtingos, tačiau idėjų visuma gali būti itin netikėta ir patraukli.
Netradiciniai idėjų generavimo būdai
Dar vienas idėjų rinkimo būdas – į tuos pačius dalykus žvelgti kitaip. Tai gali būti tendencijų kitose srityse stebėjimas. Verta nuolat stebėti aplinką ir ieškoti idėjų kitose veiklose. Tinkamai adaptuotos kitoje verslo srityje naudojamos idėjos ar užsienio gyventojų požiūris gali tapti reikiamu sprendimu. Galima užduotį performuluoti ir siūlyti sprendimus iš kliento, tiekėjo, netgi stebėtojo pozicijų. Taigi naujas požiūris į tuos pačius dalykus gali būti vertingas plėtojant savas idėjas.
Naudingas gali būti ir visiškai priešingas požiūris į esamus dalykus. Žinomas rinkodaros specialistas Sethas Godinas rašo, kad norint sulaukti sėkmės verslo pasaulyje, reikia išsiaiškinti, kaip daroma visada, ir daryti priešingai. Pavyzdžiui, „skambinant viršininkui visada atsiliepia sekretorė“. Galbūt sprendimas – vadovo atsiliepimas į visus skambučius asmeniškai?
Straipsnio ištrauka. Išsamiau skaitykite žurnale „Biuro administravimas“
Šio numerio temos
Kaip dirbti sveikai ir išsaugoti sveiką aplinką biure, skaitykite straipsnyje „Aplinkosauga biure“.