Teisę 2001 metų gegužę Vilniuje surengti asamblėją Lietuva gavo prieš keletą metų.
Už kelionę ir gyvenimą svečiai susimokės patys, o ant Lietuvos pečių guls organizacinės renginio išlaidos.
Sostinės viešbučiuose jau rezervuojami kambariai į asamblėją atvyksiantiems 650 svečių. Specialiai iš Briuselio atvykę techniniai patarėjai apsilankė šiuose viešbučiuose ir tinkamus pripažino tik brangesnius kambarius, o pigiausių prašė net nesiūlyti.
Renginys turėtų vykti Šiuolaikinio meno centre ir šalia jo esančioje Vilniaus miesto rotušėje.
Labiausiai artėjančiu renginiu turėtų džiaugtis Vilniaus centre esantis Šiuolaikinio meno centras - papilkėjusioms pastato sienoms ir pasenusiai vidaus įrangai bei apdailai atnaujinti valstybė skirs apie 700 tūkst. litų.
Apžiūrėję meno centrą, Briuselio valdininkai prirašė kelis puslapius pastabų. Jie paragino pakeisti sugadintą pagrindinės salės grindų dangą arba pakloti kiliminę dangą, taip pat nurodyta sutaisyti langus, kad jie gerai užsidarytų ir nepraleistų iš gatvės sklindančio triukšmo.
Be to, organizatoriams iki susitikimo pradžios teks pakeisti salės duris, apšvietimą, pašalinti podiumą, perdažyti ir dekoruoti sienas.
Kitos salės triukšmingas betonines grindis rekomenduota iškloti kilimine danga, o nuo stiklinio stogo nuimti juodas žaliuzes.
Šiuolaikinio meno centro vadovai pageidavo, kad valstybė sumokėtų ir nuomos mokestį už visą renginio laiką, bet vėliau sutarta, kad jį padengs remonto išlaidos.