Anot naujojo „Microsoft Lietuva“ padalinio vadovo Ainio Kavaliausko, sprendimų paketas „Office 2016“ visų pirma skirtas žmonėms, kurie dirba komandinį darbą. Mat su tais pačiais dokumentais dabar galės dirbti ne vienas žmogus, kurio darbas apribotas konkrečiu kompiuteriu, o visi žmonės, su kuriais dokumentu „pasidalinta“ jiems suteikiant peržiūros arba redagavimo teises.
„Bandome atrasti naujus efektyvaus darbo metodus ir tai įmanoma tik derinant su mūsų debesų kompiuterija. „Microsoft Office“ paketą naudoja 1 iš 7 pasaulio gyventojų (1,2 mlrd.). Ketvirtis jų pasitiki debesų kompiuterija ir naudojasi „Office 365“. Iš „Fortune 500“ sąrašo 83 proc. naudojasi debesų kompiuterijos paslaugomis“, – apie debesų kompiuterijos ir kasdieninio darbo biure suvienijimą sakė A. Kavaliauskas.
Biuro programų branduolį, kaip įprasta, sudaro „Outlook“, „Power Point“, „Word“, „Excel“ ir „One Note“ programos.
Naujojo programų paketo naudotojai, dirbdami prie konkretaus dokumento, matys, kas dar tuo metu dirba su tuo pačiu dokumentu ir kurioje vietoje daromi pakeitimai. Pagerinta „Office“ integracija su „Skype“ – su kolegomis per šią pokalbių programą galima aptarti dokumente daromus pakeitimus. O „Continuum“ funkcionalumas suteikia galimybę dirbti su dokumentais bet kurioje aplinkoje – tai reiškia, kad nereikia nešiotis įrenginių iš darbo į namus, tas pats dokumentas vienodai atrodys darbo ir namų kompiuteryje ar net kelyje, dirbant, tarkime, planšetiniu kompiuteriu (ir nebūtinai su „Windows“ sistema). O kad būtų užtikrintas dokumentų saugumas, „Microsoft“ pasirūpina netgi ne vieno, o kelių žingsnių vartotojo autentifikavimu.
Atnaujintame programų pakete atsirado funkcija „Tell Me“, kurią tam tikra prasme būtų galima vadinti klasikinio, bet įkyraus ir ne visada „į temą“ išlendančio „pagalbininko“ – sąvaržėlės, vardu „Clippy“, reinkarnacija. Ji naudinga vartotojams, kurie nori atlikti tam tikrus dokumento keitimo veiksmus, bet to daryti per meniu nemoka: „Tell Me“ yra paieška, vartotojui surandanti pageidaujamas funkcijas rašant raktinius žodžius.
„Tell Me“ veikia ir kaip interneto paieškos įrankis, kuris sugeba atpažinti ir paieškos kontekstą. Pavyzdžiui, jeigu tekste bus paminėti keli žmonės su tokia pačia pavarde, pažymėjus tą pačią skirtingų žmonių pavardę ir atlikus interneto paiešką bus gaunami skirtingi paieškos rezultatai.
Kiekvieno dokumento (demonstracijoje buvo naudojamas tekstų redaktorius „Word“) autorius, norėdamas pradėti komandinį darbą, turi išsiuntinėti asmeninius pakvietimus bendradarbiauti visiems asmenims, kuriems norima suteikti prieigą prie to dokumento (redagavimo arba tik peržiūros režimu), visi dokumentą matantys bendradarbiai nuolat mato kitų žmonių daromus pakeitimus, o jei jie nepatinka – projekto autorius, neišeidamas iš darbo aplinkos visuomet gali sugrįžti prie ankstesnės dokumento versijos, kuri yra saugoma „One Drive“ saugykloje.
„Outlook“ taip pat buvo labiau pritaikytas grupiniam darbui – sukurtos priemonės žmonių įtraukimui į vienokio ar kitokio tikslo siekiančią susirašinėjimų ir dokumentų dalijimosi grupę.
„Office programos“ taip pat įgijo naujų darbo automatizavimo galimybių. Pavyzdžiui, elektroninė skaičiuoklė „Excel“, sustiprinta mašininio mokymosi algoritmais, nuolat stebės, ką daro vartotojas ir stengsis pasiūlyti pagalbą pagal kontekstą. Pavyzdžiui, automatiškai akimirksniu atlikti darbą, kurį vartotojas pradės daryti rankiniu būdu ir programai bus akivaizdu, kad rankomis teks dirbti ganėtinai ilgą laiką. Viena iš tokių darbo automatizavimo situacijų – vardo arba pavardės „atspėjimas“ pagal elektroninio pašto adresą.
Taip pat tapo kur kas paprasčiau į „Excel“ įkelti duomenis iš įvairių kitų šaltinių – pavyzdžiui, interneto svetainių: „Excel“ perpranta internete esančių lentelių formatą, suderina jį su vidiniu skaičiuoklės formatu ir suteikia tiems duomenims lengvai skaitomą pavidalą. Ir lyg to būtų negana, „Excel“ mokosi iš vartotojo veiksmų – dažniausiai jo naudojamus pasirinkimus iškelia į labiau matomas vietas. Pavyzdžiui, jei vartotojas mėgsta kokio nors konkretaus tipo duomenų atvaizdavimą grafike, po kelių konkretaus tipo grafiko panaudojimo jis bus siūlomas primygtiniau ir lengviau atrandamai.
„Power Point“ prezentacijų kūrimo programoje atsirado galimybė automatiškai sukurti vaizdo įrašą pagal prezentacijos turinį bei keletas kitų naujų funkcijų, tačiau tuo pačiu „Microsoft“ siūlo „naujoviškai“ ir visiškai nemokamai kurti prezentacijas per „Sway.com“ svetainę – tam net nereikia būti „Office“ produktų vartotoju, iš kurio „Microsoft“ uždirba pinigus per kokius nors kitus produktus.
„Sway.com“ tekstinį turinį ir paveikslėlius automatiškai suformatuoja ir išdėlioja į galimai visai patrauklią prezentaciją, bet jei vartotojo gautas vaizdas netenkina, visuomet galima paspausti mygtuką „Remix“, kuris, nekeisdama prezentacijos turinio, gali visiškai pakeisti jos išvaizdą.
Tai, kad naujasis „Office“ mokosi dirbti iš vartotojo veiksmų, reiškia, kad jis pagal „Microsoft“ sumanymą tobulėti galės tik sujungtas su debesinėmis saugyklomis – tik tuomet įmanomas mašininis mokymasis. Bet tikriausiai to nėra prasmės baimintis net ir įtariausiems vartotojams – dalinis darbas „debesyje“ yra iš esmės neišvengiamas. „Debesų kompiuterijos naudojimas dabar jau nėra vertinamas klausimu „Ar naudosiu“, bet „Kada naudosiu“ ir „Kokia apimtimi naudosiu“. Tai, kaip veikia duomenų centrai, užtikrina didesnį duomenų saugumo lygį nei duomenų laikymas vietiniame kompiuteryje“, – sakė „Microsoft“ technologijų ekspertas Šarūnas Končius.
Biuro programų paketo naudojimas pagal „Office 365“ prenumeravimo planą vartotojams suteikia galimybę gauti paketo atnaujinimus kiekvieną mėnesį – ir tai nebūtinai didesnį saugumą ar stabilumą užtikrinantys papildymai, tačiau galimas ir naujų funkcijų diegimas. Numatytus „Office“ paketo funkcionalumo pakeitimus ir papildymus galima rasti šioje svetainėje.
Rankiniu būdu atsinaujinti „Office“ galima jau dabar, o automatinis programų paketo atnaujinimas prasidės nuo spalio. „Office 365“ naudotojams atnaujinimas papildomai nekainuos, o norintiems „vienkartinio“ atnaujinimo visiems laikams (kompiuteriams su „Windows“ ir „MacOS“ sistemomis) už legalią programinės įrangos versiją teks pakloti 150 JAV dolerių.
